Seks måter å jobbe raskere på i MS Outlook

Organisasjoner som er store og små, stole på Word-dokumenter, Excel-regneark og PowerPoint-presentasjoner for å få jobben gjort. På noen måter er Outlook den fattige fetteren til de tre profilerte Office-appene. Men den sanne arbeidshesten i Microsofts allestedsnærværende pakke er den hemmelige e-postadressen / kontaktleder / oppgaveplanlegger.

Disse seks tipsene for Outlook 2010, 2007 og 2003 lar deg bruke mindre tid på å gjenåpne arkiverte meldinger, jogge minnet om påminnelser, dra filer for å sende dem som vedlegg, legge til ord i stavekontrollen, fjerne plass på oppgavelinjen og forbedre listen over klikkbesparende tastatursnarveier for Outlook.

Arkiver en mappes meldinger på timeplanen din

Mange har ikke behov for å arkivere Outlook-e-posten deres, i stedet for å slette gamle meldinger eller bare for å la dem akkumulere. Imidlertid dekker de fleste organisasjoner størrelsen på individuelle Outlook-kontoer, slik at du kanskje mottar et varsel fra IT-folkene for å arkivere en del av din gamle e-post.

Arkivering kan forhindre mappeoppblåsing, men henting av arkiverte meldinger tar lengre tid enn gjenåpning av ikke-arkiverte meldinger. Du må kanskje ha lett tilgang til meldinger som er eldre enn Outlooks standardinnstilling for automatisk arkivalder på 6 måneder. Det er enkelt å utsette all Outlook-arkivering eller programmets arkivering av bestemte mapper og meldinger.

(Merk at Outlook 2010's Clean Up-funksjonen automatisk fjerner det som identifiseres som overflødige meldinger i valgte mapper. Det er ikke det samme som å arkivere gammel e-post.)

For å aktivere automatisk arkivering av e-post i en bestemt mappe, høyreklikk mappen og velg Egenskaper> AutoArchiv. Som standard går arkivet hver 14. dag og gjelder for meldinger som er eldre enn seks måneder. For å endre standardinnstillingene, velg Innstillinger for standardarkivinnstillinger for å åpne dialogboksen AutoArchive. Her kan du endre frekvensen for arkivering, lengden på tidsmeldinger forblir uarchivert, og plasseringen av filen archive.pst.

For å tilpasse en enkelt mappes arkivinnstillinger, høyreklikk den, velg Egenskaper> AutoArchiv, velg "Arkiver denne mappen ved hjelp av disse innstillingene", og gjør dine valg. For å forhindre at en individuell melding arkiveres, åpner du den og klikker på Arkiv> Info> Egenskaper i Outlook 2010 og 2007 eller Fil> Egenskaper i Outlook 2003. Merk av "Ikke arkiver automatisk dette elementet."

Gjør påminnelsene dine mer informative

Outlook lar deg tilordne bestemte meldinger til en fargekodet kategori eller merke dem med et oppfølgingsflagg. Selv med disse visuelle signalene kan det hende du trenger hjelp for å huske meldingenes betydning. Hvis du vil legge til en beskrivelse som vises ved siden av flagget når du åpner meldingen, velger du Følg opp> Tilpasset og skriv inn et ord eller en setningsforklaring.

For å legge til en påminnelse som også vil vises i oppgavene og kalenderen, høyreklikk meldingen og velg Følg opp> Legg til påminnelse. I feltet "Flagg til" legger du til en beskrivelse av oppfølgingsaksjonen. Denne teksten vises øverst i meldingen sammen med annen informasjon om påminnelsen.

Den raske måten å sende et filvedlegg på

Den typiske tilnærmingen til å legge ved en fil til en e-post er å åpne en ny melding, velg papirklippsikonet og navigere til filen i mappevinduet som vises. Hvis du er i Windows Utforsker eller et mappevindu, kan du høyreklikke filen og velge Send til> E-post mottaker, som åpner en ny melding i standard e-postprogram.

Du kan kanskje spare enda mer tid ved å dra filen direkte inn i Outlook-innboksen din, som også åpner en ny melding med filen automatisk vedlagt.

Tilpass Outlook stavemåler

Stavefeil er rett og slett uprofesjonell, noe som gjør at Outlook's stavekontrollfunksjon er uunnværlig for de fleste. Ingen stavningskontrollord inneholder alle ordene du sannsynligvis vil bruke regelmessig i dine korrespondanser. Du kan gjøre Outlook's stavekontroller mer nøyaktig ved å legge til navn og vilkår du bruker ofte. I Outlook 2010 og 2007 velger du Arkiv> Valg> E-post> Stavekontroll og Autokorreksjon> Egendefinerte ordbøker> Rediger ordliste. Legg til de nye vilkårene en om gangen, og klikk OK to ganger.

I Outlook 2003 klikker du Verktøy> Valg> Stavekontroll og velg Rediger-knappen under "Rediger tilpasset ordliste." Klikk gjennom advarselen, legg til de nye betingelsene til Custom.dic-filen, klikk Filer> Lagre og velg Fil> Avslutt. (OK, dette tipset sparer kanskje ikke mye tid, men det kan få deg til å se bedre ut.)

Microsoft gir mer informasjon om egendefinerte ordbøker i Outlook og andre Office 2010-apper på Office Support-siden.

Minimer Outlook til varslingsområdet

Midtveis gjennom arbeidsdagen din oppgavelinje kan bli ganske overfylt med minimerte applikasjoner, selv om du velger muligheten til å gruppere flere åpne vinduer etter program. (For å angi dette alternativet høyreklikker du på oppgavelinjen, velger Egenskaper> oppgavelinje, og velg "Alltid kombinere, skjul etiketter" i rullegardinmenyen ved siden av "Verktøylinjeknapper".)

Du kan ta Outlook ut av oppgavelinjeblandingen ved å plassere det minimerte ikonet bare i varslingsområdet. For å gjøre dette, høyreklikk på Outlook-ikonet i varslingsområdet og velg Skjul når minimert. Outlook vil fremover minimere kun til varslingsområdet i stedet for på oppgavelinjen.

Bytt raskt til en annen Office-app

Hvis du har en Office-app åpen, er det sjanse for at du til slutt skal gjøre noe arbeid i en annen. Du kan åpne et nytt Word-dokument, Excel-regneark, PowerPoint-presentasjon eller annen type fil fra Outlook ved å trykke Ctrl + Shift + H. Denne snarveien åpner dialogboksen Ny Microsoft Office Document. Bare velg ønsket type fil og klikk OK.

På Microsoft Office-siden finner du dusinvis av hurtigtaster for Outlook 2010, Outlook 2007 og Outlook 2003. Her er snarveiene for e-post:

Bytt til Innboks: Ctrl + Skift + I

Bytt til Utboks: Ctrl + Skift + O

Velg konto for å sende melding fra: Ctrl + Tab (fokus på Til linje), og klikk deretter på Kontoer-knappen

Send: Alt + S

Svar på en melding: Ctrl + R

Svar alle på en melding: Ctrl + Shift + R

Merk en melding som ikke søppel: Ctrl + Alt + J

Vis blokkert eksternt innhold (i en melding): Ctrl + Shift + I

Legg til i en mappe: Ctrl + Shift + S

Se etter ny mail: Ctrl + M eller F9

Gå til neste melding: Pil opp