Noen lesere tok unntak da jeg oppgav i et innlegg fra forrige måned om fremtidssikring av dataregisteret ditt at Microsofts proprietære Office-filformater kanskje ikke står tidstesten. Vel, kompatibilitetsproblemer har allerede oppstått mellom de to siste utgivelsene av MS Word.

Flere personer rapporterer at mellomrom slettes tilfeldig fra dokumenter som er opprettet i Word 2010 når filene åpnes i Word 2007 på en annen maskin. (Et innlegg på forumet for Microsoft Answers forklarer problemet mer detaljert.)

Den raske løsningen er å sette begge systemene for å bruke Adobe PDF som standard skriverdriver. Selvfølgelig er dette en systemomfattende innstilling du endrer i Windows 7-enheter og -skrivere (Skrivere og fakser i Vista og XP). Microsoft gir en kort video som forklarer hvordan du endrer standard skriveren i Windows 7; trinnene er like i tidligere Windows-versjoner.

Hvis du er villig til å gjøre uten de nye funksjonene i Microsofts XML-baserte Office-filformater, kan du sette Word til å bruke det eldre .doc-formatet som standard i stedet for den nyere .docx. For å gjøre det i Word 2010, klikk Fil> Valg> Avansert og bla til "Kompatibilitetsalternativer" nederst i vinduet til høyre. Velg alle nye dokumenter i den første rullegardinmenyen og Microsoft Office Word 2003 i den andre menyen.

Microsofts TechNet-nettsted beskriver henholdsvis Compatibility Mode-innstillingene i henholdsvis Office 2010 og Office 2007. Wikipedias Office 2010-side viser funksjonene som er fjernet fra den nyeste versjonen av pakken.

Et "standard" filformat fungerer på en svært ikke-standard måte

Begge løsningene på Word-filformatteringsproblemet - Tilbakestilling av standardskriveren på begge PCene og tilbakeringing til .doc-standardfilformatet - virker som overkill for å adressere det som ser ut til å være en mindre feil. Jo større spørsmål for meg er hvilken fordel Office XML-filformatene gir til PC-brukere. I bedriftens innstillinger gjør de tydelig filhåndtering enklere og mer effektiv for IT-avdelinger (når alle kompatibilitetsproblemer er utarbeidet).

Men dette er ikke hvordan du forventer et de facto standard filformat for å fungere. Det virker som Microsoft vil ha alle fordelene ved å avgjøre en av de viktigste filstandardene i datamaskinindustrien uten at kostnadene for å sikre nye versjoner av formatet beholder kompatibilitet med tidligere utgivelser.

Office filformatene - nytt og gammelt - vil fortsette å dominere bransjen i årene som kommer. Uten tvil har organisasjoner nytte av forutsigbarheten som disse "standardene" gir. På samme måte har millioner av dollar blitt brukt til å trene folk til å bruke Word, Excel, PowerPoint, Access og andre Office-apper. Men når det gjelder produktivitet og brukervennlighet, er disse programmene det beste valget fra brukerens perspektiv?

Med andre ord, er vi PC-brukere sammen på turen, eller blir vi tatt for en?