To ganger i den siste måneden måtte jeg bli reacquainted med Microsoft Office fordi et firma jeg jobbet med krevde en ekte Office-fil. Begge opplevelsene fikk meg til å sette pris på Googles enkle, enkle programmer hele tiden.

Ja, det er oppgaver Google Disks tekstbehandler, regneark og presentasjonsprogram kan ikke håndtere godt eller i det hele tatt, men for 99, 9 prosent av filene jeg jobber med, passer Google Disk godt til regningen. Her er fem måter å bruke Google Disk til å barbere minutter fra arbeidsdagen din.

Tastaturgenvei åpner en liste over tastatursnarveier

Etter et par tiår med datamaskinbruk kan minnekapasiteten for hurtigtastene ha nådd grensen. Likevel er det ingen bedre måte å jobbe raskere enn å eschew musen til fordel for tastetrykk kombinasjoner for vanlige operasjoner.

Google Disk gir en rekke spesialtastaturgenveier, hvorav de fleste CNET s Ed Rhee beskrev i et innlegg fra april i fjor.

For oss minneutfordrede typer er den siste snarveien på listen den viktigste: skriv inn et spørsmålstegn (eller Skift + /) for å åpne et vindu som viser alle tastetrykkkombinasjoner for Google Disk. (Kortveiledningen kan også åpnes ved å klikke på "Tastaturgenveier" -alternativet på rullegardinmenyen Innstillinger (girikon) i øverste høyre hjørne av hovedvinduet.)

Vær oppmerksom på at i februar tilbød Ed en liste over Gmail-hurtigtaster, som du også kan få tilgang til i hoved Gmail-vinduet ved å skrive et spørsmålstegn.

E-posttekst blir en Google Dokumenter-fil

I et innlegg fra mai i fjor beskrev jeg Josh Sullivans gratis Gmail-vedlegg for å kjøre utvidelse for Google Chrome som legger til et "Lagre i stasjon" -alternativ i meldinger som har vedlegg.

Dessverre er det ikke mulig å lagre meldingen selv til Google Disk i et redigerbart format. (Du kan åpne meldingen og velge Arkiv> Lagre side som> Google Disk, men den resulterende HTML- eller "Webarkiv" -filen kan ikke redigeres som et tekstdokument i Google Disk.)

Den gratis Mail2Drive-utvidelsen for Google Disk gir deg en unik e-postadresse du kan bruke til å konvertere meldingsteksten til en Google Docs-fil med ren tekst.

Etter at du har installert utvidelsen og logg inn på Google Disk-kontoen, kan du gå til Mail2Drive-siden og klikke på Launch App for å åpne programmets velkomstskjermbilde. Velg "Klikk her for å komme i gang" for å generere e-postadressen.

For å unngå å måtte kopiere og lime inn Mail2Text-adressen hver gang jeg ønsket å konvertere en melding til en Google Docs-fil, opprettet jeg en Mail2Text-kontakt i Gmail. Dette lar meg videresende meldingen og begynne å skrive "mail2text" i feltet Til: for å skrive inn Mail2Text-adressen.

De første gangene jeg sendte meldinger på denne måten, gjorde meldingene aldri det til Google Disk. Du må fjerne prefixet "Mail2Drive" fra adressen i Til: -feltet for meldingen for å gjøre det til Google Disk-butikken din. Du må kanskje også eksportere den resulterende filen til Google Dokumenter før den kan redigeres.

En annen begrensning ved bruk av Mail2Drive er at filene utvidelsen oppretter, plasseres i mapper under hovedlisten Mine stasjoner. Du kan ikke spesifisere et annet sted når du sender meldingen til Google Disk.

Selvfølgelig kan du omorganisere filene og mappene ved å velge dem og velge mappeikonet for å åpne Google Disks Organiser vindu.

Begrens synkronisering av Google Disk til bestemte mapper

Google Disk-funksjonen jeg har kommet til å stole på, er evnen til å få de nyeste versjonene av alle filene mine tilgjengelige på alle datamaskiner og enheter automatisk, enten jeg er online eller ikke. Dette nivået av fil duplisering kan raskt ta en stor bit ut av maskinens harddisker, men.

For å spare plass på en bestemt PC, begrens Google Drive-mappene som synkroniseres med systemet. Klikk på Google Disk-ikonet på oppgavelinjen, og velg Innstillinger. Merk av: "Bare synkroniser noen mapper til denne datamaskinen, " velg mappene du vil synkronisere i synkroniseringsalternativvinduet, og klikk "Bruk endringer."

Som dialogboksen Innstillinger angir, blir filer som ikke finnes i en Google Disk-mappe, alltid synkronisert. Hvis du vil deaktivere all filsynkronisering, fjerner du merket for "Synkroniser Google Dokumenter filer" som vises under mappevinduet.

Lagre lagringsplass ved å slette unødvendige filversjoner

Google Disk beholder alle versjoner av filene i 30 dager eller opptil 100 revisjoner. Avhengig av typen og størrelsen på filene du lagrer, kan versjonene ta en stor del av din tilgjengelige lagring.

For å hindre Google Disk fra å slette tidligere versjoner av en fil, velg filen og klikk Mer> Administrer revisjoner. (Merk at dette alternativet ikke er tilgjengelig for filer som ikke har flere versjoner.) Kontroller filens alternativ under "Ikke slett automatisk."

Opprett et enkelt arkiv for alle dine Google-data

Flere tilleggsprogrammer lover å sikkerhetskopiere Google Drive-filene dine, men Google Takeout-arkivtjenesten kan oppfylle dine sikkerhetskopieringsbehov uten å måtte laste ned og installere enda et program.

Relaterte historier

• En bedre måte å forhåndsvise docs raskt i Google Disk
• Hvordan lagre en webside direkte til Google Disk
• Komme i gang med Google Dokumenter for iOS

Start med å logge deg på Google-kontoen din og åpne Takeout-siden. I tillegg til Google Disk-filene kan du arkivere alle dataene i Google+, kretsene dine, kontakter, profil, Picasa-bilder, Google Voice og andre Google-tjenester.

For å arkivere alt, klikk på Opprett arkiv under kategorien Alle data, eller for å være mer selektiv, klikk på "Velg tjenester" og velg de du vil sikkerhetskopiere før du klikker på Opprett arkiv.

Det tok bare noen minutter å forberede ZIP-arkivet på ca 150 MB Google-data, hvorav hoveddelen besto av Google Drive-filer. Klikk på Last ned-knappen for å starte nedlastingen.

Når nedlastingen er fullført, kan du bare pakke ut filen for å se dataene i hver apps respektive mappe. Jeg ønsker bare at arkivet inkluderte søke- og nettleserloggen. Da kan jeg kanskje så mye om meg selv som Google vet om meg.