Med teknologi som er stadig mer sammenflettet med alle aspekter av virksomheten, kan CNET @ Work hjelpe deg - fra prosumere til små bedrifter med færre enn fem ansatte - i gang.

For Todd Spodek, tok beslutningen om å utstyre sin advokatfirma i New York med Googles programvare applikasjoner et enkelt behov: samarbeid.

"Vi slo oss på Google fordi det var i forkant med skybaserte verktøy, " sa Spodek, som leder Spodek Law Group PC. "Vi har tre kontorer, så synkroniserende informasjon er nøkkelen da det gjør at vi kan gjøre alt eksternt.

"Det er virkelig en strømlinjeformet prosess, og alt er lett å administrere, " la han til.

G Suite, som Googles Apps for Work ble rebranded i fjor, ble bygget for internett - ingen overraskelse der, gitt Googles post-PC-arv. Denne tilnærmingen har informert sine applikasjoner, som fungerer på skyen. Det betyr også at firmaet ditt aldri vil miste data eller dokumenter fordi alle endringene på Google-dokumenter automatisk lagres og sikkerhetskopieres til en Google-skyv. Alt ditt lag trenger er en nettleser på en datamaskin eller mobil enhet med internettilgang.

Hvis du migrerer fra Microsoft, må du huske at det kan ta en stund å bytte arbeidsflyt fra MS Office til Google Apps. Det kan også kreve tid - og litt oppmuntring - for å overbevise noen brukere om å akseptere mappestrukturen i Gmail i forhold til hva de har vært vant til å bruke med Outlook.

Er G Suite for alle?

Behov og prioriteringer er imidlertid ikke ensartede. la oss se på noen områder hvor G Suite kanskje ikke er riktig for din småbedrift.

Selv om Google har redusert funksjonsgapet fra det det var mange år siden, er G Suites dokumenter og lysbildeseriealternativer fortsatt begrenset enn Microsofts Word og PowerPoint. Så hvis du føler behov for alle mulige funksjoner bare i tilfelle, er Office det bedre valget.

Fordi alt er i skyen med G Suite, vil ansatte bli kuttet midlertidig hvis deres internettforbindelse går, eller det er en feil på Google.

Google tidligere i år annonserte at det ville slutte å skanne e-postene til folk som bruker sin gratis Gmail-e-post for å tilpasse. Selskapet har unntatt G Suite-virksomhetsregnskap fra annonseinnpassing. Likevel kan noen ha dvelende personvernproblemer om noen leser e-post. Til slutt blir spørsmålet på hvordan paranoid du er.

Sannsynligvis riktig for deg

Men det er små problemer. I mellomtiden er selskapet midt i å legge til 10 nye funksjoner i suiten ved årsskiftet. Hvis du er en oppstart eller liten bedrift, la oss ta en nærmere titt på hvorfor G Suite kan være riktig for dine behov.

Pris

Prisen er attraktiv. G Suite tilbys i ulike nivåer og versjoner. Et månedlig abonnement på profesjonelle kontor- og forretningsmodeller varierer mellom $ 5 og $ 10 per bruker. I motsetning til den månedlige kostnaden for forretningsversjonene av Microsoft Office 365 varierer mellom $ 8, 25 til $ 15 per bruker for premium-utgaven.

Familiær

Takket være Googles ikoniske merkevarestatus, er mange av dine ansatte trolig allerede kjent med Gmail, så vel som med de andre produktene fra G Suite - og Google Dokumenter, Arkiv og Kalender har alle minimale læringskurver. Det betyr at du ikke trenger å bekymre deg om å trene ansatte eller investere i internt støttepersonell.

Se også: Den ultimate guiden til Gmail-sikkerhetskopiering

enkelhet

En enkelt pålogging garanterer tilgang til hele programserien, og brukere i de samme arbeidsgruppene kan automatisk dele informasjon. Det gjør det praktisk for samarbeid om digitale filer i sanntid av ansatte - eller til og med dine kunder.

Det er en stor fordel når det gjelder e-postorganisasjon: I stedet for å tette opp datamaskinens harddisk med gigabyte e-post, kan du enkelt arkivere meldinger i skyen og aldri bekymre deg for å synkronisere dem med en annen enhet.

Se også: Google bringer smart svar til Gmail for Android og iOS

convenience

Å være skybasert oversetter til bekvemmelighet. Ansatte kan få tilgang til informasjonen uansett hvor de er fra en hvilken som helst enhet. Og i tilfelle de sitter fast et sted utenfor rekkevidde og ikke kan finne en internettforbindelse, kan de fortsatt få tilgang til dokumentene deres uten nett. Admins kan også kontrollere offline tilgang ved hjelp av enhetsretningslinjer.

Muligheten til å samarbeide, er generelt mye lettere med Google. Det eliminerer behov for å bære rundt en tommelenhet for å synkronisere mellom et kontorstasjon og din bærbare datamaskin i tilfelle du trenger å jobbe eksternt.

Se også: Google Dokumenter: Denne store oppdateringen har bare lagt til noen seriøse nye funksjoner

kompatibilitet

G Suite forenkler dokumentdeling og gruppearbeid. I stedet for å passere et Word-dokument og prøver å holde oversikt over revisjoner, kan flere redaktører jobbe på samme Google Doc-fil samtidig. Noen kan stryke ved å bytte gitt Microsoft Office popularitet. Men G Suite tillater brukere å redigere Office-filer uten å kreve at de har Office-programvare. Etter at du har endret en fil, kan brukerne velge Fil> Last ned fra menyen for å lagre eventuelle redigere dokumenter tilbake til Office-formatet. Google tilbyr også en utvidelse som lar brukere redigere Office-filer uten å måtte konvertere dem til Google-formatet.

Se også: Google lanserer Chrome Enterprise, tar sikte på å integrere med flere forretningssystemer

Sikkerhet

Hvis virksomheten din stoler på Android - som, la oss huske, er verdens mest populære telefonplattform - eller Google Chromebooks, gir G Suite en jevn sammenheng med disse maskinvaresystemene. Også, hvis du leverer ansatte med firma-eide Android-telefoner, tilbyr G Suite sikkerhets- og administrasjonsverktøy som kan resetere enheten på en ekstern måte og blokkere den fra å bli brukt av noen andre i tilfelle tyveri eller tap.

Se også: Google legger til sikkerhetskontroll av enterprise-kvalitet for G Suite

Det er sikkert flere funksjoner i Word, Excel, PowerPoint og andre Microsoft-tilbud. Men bortsett fra den sjeldne anledningen, hvor mange ganger vil du virkelig savne at du ikke lenger har tilgang til disse funksjonene? De fleste bruker bare en brøkdel av klokkene og fløyter som Microsoft utgjør i sine apps uansett.