En leser med navnet Maribeth migrerer fra Outlook til Gmail og spurte om synkronisering av hennes to kontoer:

"Jeg har nettopp lest bloggen din om Outlook / Gmail [Merge dine Outlook- og Gmail-kontakter]. Jeg forstår at dette er en løsning for å gjøre dem begge de samme, men vet du om det er en måte å synkronisere dem kontinuerlig? Jeg vil fortsatt bruk Outlook på skrivebordet mitt og har også IMAP-flyttbarhet på min Droidx2-telefon og også på en iPad. Er det mulig? "

I en juli 2009-post beskrev jeg hvordan du "Synkroniserer kontakter og kalendere mellom Outlook, Gmail og iPhone." Det innlegget refererer til det gratis Google Kalender Sync-verktøyet, men det er ikke noe tilsvarende fra firmaet for synkronisering av kontakter. Google tilbyr sine betalende bedriftskunder Google Apps Sync for Microsoft Outlook (gratis prøveversjon tilgjengelig).

Et potensielt alternativ er det gratis kontaktersynkroniseringsverktøyet fra det indiske selskapet PPP Infotech, som automatisk synkroniserer Gmail- og Outlook-kontaktene dine. De eneste feilene jeg opplevde i å teste programmet, var Outlook's innebygde antivirusbeskyttelse, noe som innebærer at jeg manuelt tillater Contacts Sync å få tilgang til Outlook-kontakter, og manglende evne til å synkronisere kontakter som mangler data i feltene for e-post eller etternavn.

Automatiserer kontakter synkronisering mellom Gmail og Outlook

Hvis du vil synkronisere kontaktene i Gmail og Outlook via Kontakter Synkronisering, skriver du inn Gmail-ID og passord på programmets hovedskjerm og klikker på Lagre innstillinger-knappen. Velg deretter Outlook-mappen for å synkronisere (sannsynligvis alle kontakter), velg ett av de to synkroniseringsalternativene (Outlook-kontakter til Gmail eller Gmail-kontakter til Outlook), og klikk på Synkroniser-knappen.

Kontakter Synkronisering henter først kontakter i hvert system og synkroniserer deretter oppføringene. Som jeg nevnte, ble en advarsel dukket opp i Outlook, og jeg ba om å gi programmet tilgang til kontaktene og angi hvor lenge tilgangen var (i intervaller på 1 minutt til 10 minutter).

Hvis du vil aktivere automatiske synkroniser, merker du Aktiver planlagt synkronisering i området Planlagt synkronisering nederst i vinduet Kontakter Synkronisering. Angi antall minutter mellom synkroniser og velg ett av de to alternativene: Outlook-kontakter til Gmail eller Gmail-kontakter til Outlook. Synkroniseringens fremgang og resultater vises i et lite vindu som dukker opp fra programmets ikon i varslingsområdet.

Ved testing av kontakter synkroniseres programmet noen ganger ikke for å fullføre en synkronisering og genererte en melding som indikerer at innloggingen mislyktes. Men på etterfølgende forsøk - uten å skrive inn påloggingsinformasjonen igjen - ble synkroniseringen fullført.

Enda viktigere, ignorerte kontakter synkronisert Gmail-kontakter uten data i feltene for siste navn eller e-post. For eksempel vises flere Gmail-kontakter for bedrifter ikke i Outlook-kontaktene etter en synkronisering før jeg hadde skrevet inn noe i postens fornavn eller e-postfelt.

De første gangene Kontakter Synkronisering kjørte, flere oppføringer dukket opp i Outlook-kontaktene på test-PCen min, med bare et navn eller en e-postadresse. Noen av disse ser ut til å være resultatet av Gmail's tendens til å legge til kontakter automatisk når du kommuniserer med mennesker. Etter at jeg har ryddet opp disse foreldreløse oppføringene i mine Gmail-kontakter, forsvarte problemet.

Synkroniser genererer dupliserte kontaktoppføringer i Outlook

Et annet problem jeg opplevde i testing, var Contacts Sync's tendens til å duplisere noen Gmail-kontaktoppføringer i Outlook. Dette kan ha vært relatert til oppføringer som vises i mer enn én Gmail-kontaktmappe. Dukkene ble eliminert ved å sørge for at oppføringer dukket opp i bare én Gmail-mappe, som kanskje ikke er en praktisk løsning for deg.

Et annet alternativ for å håndtere dupliserte oppføringer er å bruke det gratis verktøyet Outlook Duplicate Items Remover (ODIR) fra det nederlandske selskapet Vaita. Merk at programmet bare fungerer med 32-biters versjoner av Outlook.

Jeg vil mye mer avtale med sporadisk duplikatoppføring enn å bekymre deg for at kontaktdata blir tapt som følge av en synkronisering. Programmet gjorde en god jobb med å bevare navnene, e-postadressene, telefonnumrene og adressene til adressene i Gmail og Outlook, men som nevnt ovenfor ser det ut til å ignorere Gmail-oppføringer uten data i etternavn eller e -feltfelt.