Dette er en del av CNETs #adulting serie historier for å hjelpe deg med å finne ut hvordan du skal leve, jobbe og leke nå når du er voksen.
Hvis du har en jobb - eller gå i skole, eller bare pust - i 2017, stoler du sannsynligvis på e-post for å få ting gjort. Og mens du sikkert har sendt e-post til en god del av livet ditt, er e-post medarbeidere og sjefer annerledes enn å sende beskjed til din mor eller din bestie.
Jeg har skrevet e-postmeldinger profesjonelt for kunder i rundt 10 år. Her er mine beste tips for å få e-postene dine åpnet, les og svare på hver gang.
1. Ikke kast på emnelinjen
Emnelinjen er din første (og noen ganger siste) sjanse til å få noen til å åpne e-posten din. Ikke halt ut med en emnelinje som bare sier "Hei!" Det forteller leseren ingenting. Hvis de ikke kjenner deg personlig, vil de bare anta at e-posten din er spam og slette den.
Den beste emnelinjen oppsummerer hva e-posten handler om. Her er noen gode eksempler:
- Spørsmål om tirsdagsmøtet
- Trenger hjelp med den nye programvaren
- Kjenner du Jim Smith?
- Nyttig tilbakemelding på konferansen i New York
Husk at emnelinjene blir avskåret, spesielt på mobilen. Så hold det kort, interessant og til poenget.
2. Legg til en følelse av haster (... hvis det er haster)
Et annet tips for å få åpnet er å legge til en følelse av haster på faglinjen - om og bare hvis det er presserende. Bruke caps lock er flott for dette, men bruk det sparsomt. Her er noen eksempler:
- Jeg trenger regnearket ASAP
- URGENT: Har du stemt inn ennå?
- ATTN: Trenger hjelp i møterommet
- RSVP: Trenger svaret ditt av EOD
- TIDLIG: Registrer deg klokka 18.00 i dag
Ovennevnte er bare nyttig når du faktisk trenger e-posten, og leser og besvart øyeblikkelig. Når overutnyttet, forteller disse prependsene seg raskt.
3. Vær uformell og bruk navn
Hvis du sender e-post til noen som ikke kjenner deg, må du alltid åpne med personens navn. Dette gjør en e-mail-følelse mindre spammy og mer personlig. En uformell e-post kan starte, "Hei Anna!" Hvis e-posten er mer formell, gå med noe som "Hello Anna Jones" eller "Kjære Ms Jones."
Selv om en e-post normalt kan være formell, kan du ha bedre hell med en uventet uformell taktikk. Denne typen e-post føles personlig og uformell, men ikke invasiv. Å si hei, ved å bruke fornavnet og nevne noe personlig og spesifikt for mottakeren, kan du ta e-posten til det uformelle stedet uten overstyring. Noen ting du kan si er:
- Det var flott å møte deg i forrige uke
- Elsket tweet / Facebook innlegget ditt / etc. om [fyll ut det tomme her]
- Din snakking på konferansen [fyll ut den tomme] var spesielt nyttig for meg fordi [fyll ut det tomme]
Denne uformelle tilnærmingen kan gjøre mottakeren føler seg avslappet og mer mottakelig. Jeg bruker årsakstilgangen 90 prosent av tiden, og den fungerer. Jeg lagrer formelle for de som regjeringer og administrerende direktører i store selskaper.
Selv i mer formelle e-poster, starter med et kompliment eller en positiv personlig opplevelse, kan du umiddelbart få leseren investert i din e-post og mer villig til å svare. Bare hold det kort.
4. komme til poenget
Tenk på hvordan du sjekker og prioriterer innboksen din. Sjansen er at du skinner gjennom mange e-postmeldinger for å identifisere hva som trenger et øyeblikkelig svar, og hva som kan bli forsinket. Så ikke kast bort tid med preambles. Få til punktet umiddelbart, og legg deretter til noen explainer eller sideinformasjon etterpå. Ingen har tid til å vade gjennom en e-post for å finne ut hva du vil ha.
Når det er hensiktsmessig, kan en punktliste hjelpe leseren raskt å forstå hva du trenger.
5. Hold det kort
Selv om du kommer til poenget med en gang, må du ikke ramle på etterpå. Bare ta med den viktigste informasjonen, og deretter slutte å skrive. Alvor. En lang blokk med tekst vil bare gjøre mottakerne sukk og bestemme at de kommer tilbake og leser din epost senere når de har mer tid. Gjett hva, skjønt? Din epost blir fort glemt, og de kommer aldri tilbake til deg.
6. Legg til en oppringning
Hvis du vil at en mottaker skal handle, si det. Gi dem retninger på akkurat det du trenger, som et svar av en bestemt tid og dato. Dette kalles en call-to-action (CTA) i den profesjonelle e-postskrivende biz.
7. Gjør det enkelt
Pass på at det er så enkelt som mulig for mottakeren å gjøre det du spør. Legg til en lenke for å klikke på, et telefonnummer å ringe eller et dokument for å lese om du trenger mer enn bare et e-post svar.
8. Legg til en frist
Ikke glem å legge til en følelse av haster ved å gi mottakeren en frist for sin handling, hvis du kan. Også oppførsel er et must for å hindre at du ringer til handling fra å føle seg krevende. Si takk og takk for å myke forespørselen din.
Her er noen eksempler:
- Kan du sende meg et svar fra EOD? Takk!
- Kan du snakke med denne linken ved middagstid?
- Vennligst ring meg klokka 9.00. Mobilnummeret mitt er 000-0000.
- Vennligst bli med resten av laget over på vår Slack-gruppe: abc123.slack Passord: 1234
Avhengig av forespørselenes haster, kan det også bidra til å spørre mottakeren om å svare selv om fristen ikke virker. På denne måten kan du bære en dialog som hjelper til med å unngå å slippe av.
9. Ikke glem ditt navn
Slutt e-posten med en takk og navnet ditt. Ikke bare anta at de vet hvem e-posten er fra. Faktisk må du sørge for å redigere din e-postkonto automatisk signatur med ditt fulle navn, din stilling eller posisjon og kontaktinformasjon slik at den automatisk fylles i hver e-post.
10. Oppfølging
Etter at fristen er gått, ikke vær redd for å sende mottakeren en e-post for å sjekke svaret deres. Noen ganger har folk tenkt å svare deg, men de glemmer bare.
Her er et par oppfølgingslinjer som du kan stjele:
- Hei (navn), jeg la merke til at du ikke kom tilbake til meg om (emne). Kan du komme tilbake til meg av (tid)? Takk!
- Hei (navn), så du e-posten min om (emne)? Hvis jeg kunne få et svar av (tid) som ville være fantastisk. Takk!
Å kjenne kunsten til en effektiv e-post kan få deg til å merke. Bruk disse elementene, og du får resultater. Hvem vet? Dine kunnskapsrike e-postkunnskaper kan til og med flytte deg oppover stigen på jobb.
Legg Igjen Din Kommentar