Teknologi er distraherende, det er ingen tvil om det. I stedet for å la elektroniske gadgets trekke oppmerksomheten vekk fra viktige aktiviteter i arbeidsdagen, bruk dem til å skjerpe fokuset ditt.

Mange tidsstyringsmetoder krever et multiday-symposium for å mestre. Et enkelt alternativ er Francesco Cirillos Pomodoro Teknikk, som er oppkalt etter 25 minutters kjøkkentimer i form av en tomat Cirillo pleide å opprettholde sitt fokus mens han studerte på college i Roma.

På 25 minutter kan du lære mest av det som er å vite om den enkle Pomodoro-tilnærmingen til tidsstyring. Den gratis Pomodoro Technique e-boken (PDF-nedlasting) tar omtrent så lang tid å lese.

I et nøtteskall lister du hver dags aktiviteter og bestemmer antall "Pomodoros" eller 25 minutters blokker av tid, du vil bruke på hver; Du kan justere lengden på Pomodoros, men 25 minutter etterfulgt av en 5-minutters pause ser ut til å fungere for mange mennesker. Etter fire Pomodoros tar du en lengre pause.

Når du jobber, sporer du antall Pomodoros hver oppgave krever faktisk å fullføre. På slutten av dagen sammenligner du ditt estimat med de faktiske resultatene for hver oppgave. Bruk denne informasjonen til å forbedre fremtidige anslag.

Snakkende tomat sporer arbeidsdagen din

Flere programmer er skrevet for bruk med Pomodoro teknikken. Den jeg bestemte meg for, er gratis Pomodoro Timer, et åpen kildeprogram som plasserer et tomatikon i varslingsområdet i Windows; verktøyet er også tilgjengelig for mac og linux.

Pomodoro Timer mangler dokumentasjon eller hjelpinformasjon, så du må ta den eller la den gå. Etter at du har installert programmet, høyreklikker du tomatikonet i varslingsområdet og velger Start Pomodoro. Du blir bedt om å gi Pomodoro et navn. Klikk på OK for å starte klokken.

Velg Innstillinger på høyreklikkmenyen for å åpne dialogboksen som viser alternativer for å endre varigheten til hver Pomodoro, justere programvarens varsler og lydeffekter (du vil fjerne merket "Ticking sound" for sikker) og navngi og spore din Pomodoros.

Når du jobber, teller tiden som er igjen i den nåværende Pomodoro i meldingsområdet i sorte tall. Kontroller "Vis tidsteller" i dialogboksen Innstillinger for å vise tiden igjen i en liten popup under det forvarslende sorte nummeret.

Håndtering av tidshåndtering er archenemy: avbrudd

Selvfølgelig er arbeidsdager ofte uforutsigbare. Forstyrrelser er noen ganger interne, for eksempel trang til å sjekke e-posten din, og noen ganger eksternt, for eksempel en ringende telefon eller et improvisert møte med sjefen din. Når avbrutt, pause Pomodoro ved å høyreklikke nedtellingen og velge Avbryt Pomodoro. Hvis avbrudd blir en oppgave, skriv den sammen med dagens andre Pomodoros.

På din Pomodoro-logg registrerer du hvor raskt og viktig hver avbrudd viser seg å være, og hvis det ikke var noe, prøv å sette det av i fremtiden til etter at du har fullført oppgaven ved hånden. Målet er å forbedre din evne til å forutsi tiden som ulike oppgaver vil kreve.

Når du er klar til å gå tilbake til arbeid, velger du Fortsett Pomodoro fra høyreklikkmenyen.

E-boken anbefaler å bruke papir til å planlegge hver dags Pomodoros og registrere arbeidets fremgang og avbrudd. Selvfølgelig kan du like enkelt bruke et regneark, databasepost eller tekstfil for å spore arbeidsaktiviteten din. Jeg brukte min PCs standard tekstredigerer til å lage min Pomodoro-logg (høres ut som noe du ville se ved siden av avokado-dipen på en fest).

For å se statistikk over tidligere Pomodoros, velg Statistikk på høyreklikkmenyen. Pomodoros er oppført etter navn, sluttdato og varighet, sammen med informasjon om avbrudd. Du kan sortere oppføringene etter hver kolonne, men du kan ikke eksportere informasjonen bortsett fra å kopiere og lime inn hver oppføring individuelt.

Jeg brukte et par dager på å registrere og analysere Pomodoros. Prosessen trengte ikke på arbeidsdagen min. Siden de fleste planlegger sin arbeidstid basert på halvtimes segmenter, var det forventet at tiden som hver oppgave skulle ta, var intuitiv. Jeg registrerte bare Pomodoros da jeg var på skrivebordet mitt og vanligvis på datamaskinen. Andre mennesker vil bruke dem til å planlegge møter og mange av deres forretningsmessige telefonsamtaler.

Halv time-trinn viste sig å være for kort for meg. Jeg økte intervallet til 1 time og pause tiden til 10 minutter. Jeg hadde blåst rett forbi pause påminnelser om 25 minutter, men jeg var vanligvis klar for en kort puste etter en time med jevn arbeid.

Jeg jobber hjemmefra, så en uventet fordel med å registrere mine avbrudd var beslutningen om å dempe ringetonen på fasttelefonen vår i løpet av arbeidsdagen. Jeg stoler på mobiltelefonen min for jobb, så nesten hver samtale på fasttelefonen fra 9 til 5 var en robo-call markedsføringskamp eller avtalepåminnelse. (Vårt hjemnummer er registrert på hver ikke-samtale liste det er, men de uønskede markedsføringsklassene vedvarer.)

Enten du regelmessig planlegger og registrerer Pomodoros eller gjør det bare i kort tid, vil du sannsynligvis få en mye bedre forståelse av hvordan du faktisk bruker arbeidsdagen din som følge av dette. Informasjonen vil gjøre planleggingen mer nøyaktig og kan også indikere måter du kan minimere avbrudd og unngå annen arbeidsdagstid synker.