Med teknologi som er stadig mer sammenflettet med alle aspekter av virksomheten, kan CNET @ Work hjelpe deg - prosumere til små bedrifter med færre enn fem ansatte - komme i gang.

For fem år siden var jeg rådgiver for en liten, lokal kredittforening som ønsker å outsource sin nettsideutvikling til et profesjonelt firma som forstod elementene i stor merkevarebygging og merchandising. Kredittforeningens mål var å "jevne ut på banen" slik at den elektroniske tilstedeværelsen kunne konkurrere positivt med nettsteder til store banker og finansinstitusjoner.

Vi så på ulike nettsider og markedsføringsfirmaer. Langt unna var den beste nettsteddesigneren og merkevaren en lokal freelancer som trente hjemmefra. Hans konkurranse: flere større Seattle-baserte firmaer - alt med velutstyrte kontorer komplett med cappuccino-maskiner som serverte tilpassede kaffe til å besøke kunder. Vi besøkte disse firmaene, men den lokale frilanseren hadde ikke et kontor, så han kom til kredittforeningen.

Som konsulent som først og fremst ser på kvalitet, anbefalte jeg min klient at frilansdesigneren gjorde det høyeste arbeidet. Men når det gjaldt andre elementer i kredittforeningens RFP, som for eksempel evne til å støtte arbeidet på en kontinuerlig eller langsiktig finansiell solvens av selgeren, konkurrerte ikke frilanseren godt. Til slutt valgte kredittforbundet en langt dyrere kontrakt fra et av Seattle-firmaene som serverte stor cappuccino og hadde et imponerende kontor i sentrum. "Hvorfor ønsker vi å sette vår tro på en enhestbutikk som vi ikke engang vet vil være rundt neste år?" klientfirmaets administrerende direktør klaget.

Leksjon: Det profesjonelle inntrykk som leveres av et fysisk kontor, betyr noe.

"Det som mange bedrifter finner er at de ganske enkelt ikke kan gå bra uten å møte kundene sine ansikt til ansikt, sier Marcus Moufarrige, administrerende direktør i Servcorp, som gir globale" virtuelle "kontorer.

For ikke å forveksle med virtuell virkelighet, gjør et virtuelt kontor, ifølge Servcorp, at små og mellomstore bedrifter kan dra nytte av fordelene med en prestisjetunge adresse, fasttelefonnumre og lagstøtte uten å forplikte seg til dedikert kontorplass.

"Du kan være basert i New York og drive en global salgsstyrke på flere steder med en veldig" lett "murstein og mørtel, men du trenger fortsatt fysiske kontorer og kontorstøttepersonale på de fjerne stedene for å lukke store avtaler."

Med andre ord, føler kundene seg bedre om å gjøre forretninger med et firma som har et attraktivt kontor- og konferanserom, med en profesjonell administrativ medarbeider som står ved for å ta telefonsamtaler, gjøre avtaler - og server cappuccino, om nødvendig.

Små selskaper som ønsker å påta seg en stor global tilstedeværelse ved å ha attraktive kontorer og anlegg i byer rundt om i verden, kan oppnå dette uten å låse inn i langsiktige byggekjøp eller leieavtaler, sier Mourfarrige.

Alternativet som hans og andre selskaper tilbyr, er "på forespørsel" kontorer, fasiliteter, teknologi og administrativ assistanse i USA og globale steder der bedrifter bare betaler for det de trenger eller bruker.

Hvordan det fungerer

Si at du er en sky programvareleverandør basert i New York, med eksterne selgere basert i Los Angeles, Chicago, Sydney, Amsterdam og Tokyo. Disse selgerne er vanligvis på veien; når de ikke er på vei, har de alle hjemmekontorer. Men når det kommer tid for en selger å lage en stor presentasjon eller å stenge en avtale med en stor klient i f.eks. Los Angeles, kan selgeren leie et kontoranlegg med administrativ støtte, konferanserom og den nyeste videoteknologien. De imponerende kontoromgivelsene understreker styrken og merkevaren til selskapet, og bidrar til å forsegle avtalen.

Så hvis du er et mindre selskap uten en imponerende murstein-tilstedeværelse, hvilke skritt du kan ta for å utnytte murstein og mørtel når du trenger?

Trinn 1: Bekreft forretningsverdien til murstein og mørtel

Mange nettbutikkfirmaer bekrefter stolt over at de heller ikke har eller ønsker å være tilstede av murstein og mørtel. Men for et stort utvalg av andre virksomheter - økonomisk planlegging, regnskap, lov, forsikring, eiendomsmegling, kommersiell programvare, oppmåling, arkitektur og konstruksjon og helsevesen, for bare å nevne noen - et virtuelt kontor kan være et ekte konkurranse fordel.

L. Blake Harvey, president i et New York-basert PR-selskap, ser mange fordeler for et virtuelt kontor-nærvær: "Jeg har brukt virtuelle kontorløsninger, og de var så kritiske for å bidra til å bygge et solidere grunnlag for firmaet" sier Harvey. "Det ga meg en sjanse til å jobbe med kunder og samarbeidspartnere med tillit, da jeg visste at mitt dedikerte lokalnummer alltid var i drift, og min mail var profesjonelt håndtert. Tilgang til kontormiljøer og timevis ga meg den ekstra fordelen av å kunne konkurrere med mine kolleger mot en pris som gir mening for min virksomhet. Det profesjonelle personalet på executive assistenter og gulvpersonalet gjorde det mulig for meg å delegere passende oppgaver som uunngåelig frigjorde mer tid til å bygge opp virksomheten. "

Trinn 2: Hvilke tjenester skal du se etter?

I det minste bør virtuelle kontorer tilby attraktive omgivelser der dine selgere i området kan møte kundene. Disse fysiske kontorfasilitetene kan inkludere kontorer, konferansemøter, toaletter, kjøkkenkrok - hvis kaffe og / eller forfriskninger skal bringes inn eller tilberedes - og et mottaksområde hvor administrativt ansatte i lokalene hilser klienten med din selskapsnavn. Et andre lag på toppen av de fysiske lokalene støtter teknologi. Dette kan variere fra telefontjenester og høyhastighets Internett, til videokonferanser og annen tilretteleggende teknologi for produktpresentasjoner og demoer.

"Som et teknisk rådgivende firma er Chairsevens oppdrag å støtte våre kunder ved å tilby førsteklasses teknologi konsulenttjenester og uovertruffen kundesupport, sier Jordan Hamad, CEO. "Ved å benytte virtuelle kontorer kan vi sikre at telefonen alltid blir besvart profesjonelt, og at vi alltid har et pålitelig, profesjonelt og velutstyrt rom der vi kan være vert for våre kunder. Dette gjør at vi kan fokusere ikke på å drive en fysisk plass, men det vi gjør best - løser noen av de vanskeligste teknologiske utfordringene våre kunder står overfor. "

Trinn 3: Ikke glem å merchandise

Et virtuelt kontoranlegg må være pent innredet og utnevnt - og noe av dette vil være opp til deg. Du vil ønske å bringe noen av dine egne branding (firma skilting, etc.) inn i anlegget for å identifisere det som en del av din bedrift. Invester i høy kvalitet skilting (dvs. ikke bare henge opp et midlertidig skilt) og kontormøbler. Søk profesjonell dekorering hjelp hvis du trenger det.

Trinn 4: Dialog med salgsstyrken din

Hvis du strengt bruker hjemmekontorer til salgsforvalter i dag, og du ønsker å inkorporere virtuelle kontorer, må din salgsstyrke bli gjort oppmerksom på når og hvordan du bruker dem. Et mulig scenario: Utdann dem til å bruke et virtuelt anlegg bare når de trenger å lage en nøkkelpresentasjon til en klient. I normal daglig drift vil de fortsette å jobbe primært i feltet ved hjelp av hjemmekontorene sine. I andre tilfeller kan det være mer fornuftig å få selgerne til vanlig virtuelt kontorlokal.

I alle tilfeller er det viktig å la salgsforvalteren vite nøyaktig under hvilke omstendigheter du vil bruke virtuell eiendom. Det er også viktig å få salgskonsulenten engasjert i prosessen. Få dem til å besøke et potensielt virtuelt kontorsted før du inngår noen avtale. Få tilbakemelding på forhånd om hvorvidt de anser et virtuelt kontor som trengs på deres plasseringer. Endelig er det viktig at du personlig forhåndsviser disse fasilitetene. "Vi har brukt globale virtuelle kontorer i mange år, og jeg gjør det alltid et poeng å regelmessig besøke disse kontorene, " sa Mourfarige.

Bunnlinjen: Entreprenører og småbedriftseiere har nå rimelige og fleksible alternativer for å utøve fysisk tilstedeværelse på viktige markeder over hele verden.

"Slik vi ser dette, sier Emin Tatosian, medstifter av fintech oppstart FastFin, " er at det er et skybasert kontor, en elastisk ressurs for oss. Vi kan utvide og kontrakt etter behov. "