Utskrifts-til-PDF-funksjonen i OS X er praktisk for raskt å bevare et dokuments layout i PDF-formatet, slik at det kan vises på de fleste datamaskiner og nettbrett. Hvis du vil sende noen et formatert dokument som inneholder sensitiv informasjon, kan du legge til trinnet for å beskytte det med et passord.

For å gjøre dette kan du bruke et containerformat som en ZIP-fil eller et kryptert diskbilde (ved hjelp av Diskverktøy-programmet i OS X); Det kan imidlertid være litt vanskelig å administrere, både for avsenderen og mottakeren.

Et alternativ er å sende PDF-filen som en kryptert PDF-fil med et passord som må oppgis av mottakeren før PDF-filen kan leses.

Det er ikke et bestemt alternativ for å skrive ut et dokument til et kryptert PDF-format i OS X, men prosedyren er enkel nok:

1. Bruk PDF-menyen i utskriftsdialogboksen og velg "Åpne PDF i Preview."
2. Trykk på Command-S for å lagre PDF-filen.
3. I dialogboksen Lagre, klikk på krypteringsboksen og oppgi et passord for PDF-filen, og lagre det på skrivebordet (eller lignende sted).
4. Klikk nå på Deling verktøylinjeknapp i forhåndsvisning, og velg alternativet E-post.

Denne handlingen vil opprette den krypterte PDF-filen og gir en relativt enkel måte å knytte den til en ny e-postmelding. Men hvis du bruker denne funksjonen regelmessig, vil du kanskje ha en litt mer strømlinet tilnærming.

Heldigvis støtter OS X et alternativ for tilpassede utskriftsplugg-inn arbeidsflyter som du kan bruke til å kryptere en PDF direkte fra PDF-menyen i utskriftsdialogvinduet. For å gjøre dette, åpne Automator-programmet (i Programmer-mappen) og følg disse trinnene:

1. Lag en ny arbeidsflyt.
2. Velg "Skriv ut plugin" som den type arbeidsflyt som skal opprettes.
3. Finn "Krypter PDF-dokumenter" -handlingen og dra den til arbeidsflytområdet.
4. Klikk på Alternativer-knappen for denne handlingen, og merk av for "Vis denne handlingen når arbeidsflyten kjører."
5. Finn handlingen "Ny postmelding" og dra den til arbeidsflyten, under krypteringshandlingen (du kan eventuelt bruke "Legg til vedlegg til forsidemelding" -handling, eller ha dette i en separat arbeidsflyt helt).

Lagre arbeidsflyten med et navn som "Mail Encrypted PDF", og du bør være god å gå. Nå når du skriver ut et dokument, kan du velge denne arbeidsflyten fra PDF-menyen, og etter at du har oppgitt passordet, vil systemet generere det sikrede PDF-dokumentet i en ny e-postmelding.