Det er enklere enn noensinne å sørge for at kopier av dine viktigste poster, dokumenter, bilder, videoer og andre personopplysninger blir lesbare / synlige / spillbare lenge etter at maskinvaren og programvaren som ble brukt til å lage filene, har bitt støvet.

De fire nøklene til sikker datalagring er å velge filformater som ikke blir foreldet, bruk lagringsmedier som ikke vil bli forringet eller bli utilgjengelige, lagre flere kopier, og kontroller dine arkiverte data regelmessig for å sikre at det fortsatt er lesbart.

Ikke bli sittende fast med utdaterte datformater

De fleste filene du vil arkivere, er sannsynligvis i proprietære formater, for eksempel Microsoft Office .doc, .xls og .ppt for Word, Excel og PowerPoint. Til tross for allsidigheten til programvare og tjenester som lar deg lese og redigere Office-filer uten Office-appen som brukes til å lage dem, blir disse formatene foreldet en dag - kanskje før du kanskje tror.

Selv om du arkiverer filer i deres originale proprietære formater, er det en god ide å lagre en annen versjon av filene som er konvertert til et standardformat. Det er tilnærmingen til Archivematica-arkivtjenesten med åpen kildekode, som opprettholder det opprinnelige filformatet, men konverterer også filene til passende "bevarings-" og "tilgang" -formater.

For eksempel konverterer Archivematicas medietypenes bevaringsplaner .doc, .rtf og .wpd tekstbehandlingsfiler til XML-basert Open Document Format (ODF) for bevaring og til Adobe's PDF for visning. På samme måte lagrer systemet .bmp, .jpg, .jp2, .png, .gif, .psd, .tga og .tiff raster bildefiler som ukomprimerte TIFFs for bevaring og som JPEG for visning.

Archivematica-systemet er fortsatt veldig under utvikling, men du kan laste ned alfa-versjonen av gratis arkiveringsprogramvaren til bruk på virtuelt apparat, Live USB-nøkkel eller Live DVD.

For å oppsummere, er den beste måten å sikre at arkiverte filene dine kan leses mens de opprettholder sin opprinnelige formatering og andre attributter, å lagre dem i sitt eget format og i minst ett annet generisk, åpent format. Dette lar deg åpne, vise og redigere filene i programmet som brukes til å opprette dem hvis det er tilgjengelig, og få tilgang til dataene i en mer grunnleggende form hvis den proprietære programvaren ikke er tilgjengelig.

Finn et lagringsmedium med ben

Hvis du lurer på hvor lenge dataene på CDene og DVDene dine varer, er du ikke alene. Selv ekspertene kan ikke være enige om den forventede levetiden til optiske medier - og det samme gjelder for magnetbånd og disker. (X Lab gir en detaljert diskusjon om optisk medie-levetid, inkludert en kort beskrivelse av ISO-standardene for testing av optiske medier.)

Den generelle konsensus er at CD-R skal vare mellom 30 og 50 år, DVD-R'er mindre enn det, og CD-RW og DVD-RW selv mindre. På samme måte kan bånd og harddisker forventes å være lesbare i 10 til 30 år, mens bærbare disker, USB-minnepinner og andre solid-state lagringsenheter kan overleve i halv tid, kanskje.

Men disse er bare tall. Hvem vil stole på deres viktige data til sannsynligheter? Fakta er at ethvert lagringsmedium kan mislykkes når som helst. Derfor bør du arkivere data på mer enn ett medium og sjekke arkivet jevnlig for feil (mer på disse punktene nedenfor).

To av mine favorittarkivoppbevaringsalternativer er henholdsvis den eldste og den nyeste: papir og online. Mens du skriver ut arkivene dine ikke er miljøvennlig, er det vanskelig å slå den forventede levetiden til riktig lagrede papiroppføringer. Å finne bestemte filer i et arkiv kan selvfølgelig være en utfordring, og papiroppføringer er ikke enkle å konvertere.

Hvis søkbarhet og enkel tilgjengelighet er viktig, er elektroniske dataregistre et godt valg. Tjenester som SpiderOak og Microsofts SkyDrive gjør det enkelt å lagre kopier av viktige filer i skyen der de kan hentes fra hvilken som helst nettleser. (Jeg beskrev SpiderOak og to andre gratis krypterte nettbaserte lagringstjenester i et innlegg fra juni 2009.)

Mer enn ett arkiv, mer enn ett sted

Lagring av dataarkivet ditt på Internett overtrådes med to regler for sikker lagring: Du har ikke fysisk tilgang til maskinvaren filene lagres på, og du er mottakelig for den økonomiske helsen til tjenesten du bruker. Hvis tjenesten går under, er det ingen garanti for at du kan hente dataene dine, og du må stole på tjenestens evne til å opprettholde og sikkerhetskopiere lagringsserverne.

Nøkkelen er å unngå å sette alle arkivene i en kurv. Bruk en kombinasjon av media og filtyper når du arkiverer viktige data for å øke sjansene for at informasjonen vil være tilgjengelig godt inn i fremtiden. Og ettersom nye arkivmedier er utviklet og vist seg å være praktiske, konvertere arkivet til en av disse formene.

En annen svært viktig arkivreguleringsregel: Lagre alltid minst én kopi av dine arkiverte data et annet sted enn ditt hjem eller kontor. Dette er et område hvor online lagring kommer til nytte.

Planlegg regelmessige arkivkontroller

I de siste par årene har jeg brukt en god del av fritiden min ved hjelp av den gratis Audacity lydprogramvaren for å konvertere flere tusen sanger på flere hundre lydkassetter til MP3-er. Noen av båndene ble laget like langt tilbake som på midten av 1970-tallet, men de fleste dateres fra 1980-tallet og tidlig på 1990-tallet.

De fleste av de kjøpte båndene i samlingen min er nå unplayable, men jeg har hatt mye bedre hell med de hjemmelagde opptakene. Faktisk lagde en tape jeg laget i 1976 en god del av sitt tidlige liv lagret i min gamle VW-bug - gjennom frysende temperaturer og blærende varme - men det hørtes helt nytt da jeg konverterte sangene til digital (takk, TDK !)

Når det gjelder viktige digitale filer, kan du ikke stole på lykke. Bli vant med å åpne en håndfull filer i dine ulike arkiver med jevne mellomrom. Hvis de ikke er tilgjengelige, graver du ut en av dine andre sikkerhetskopier og lager en annen arkivkopi ved hjelp av kjente gode versjoner av filene. Tross alt er alt verdt å spare, verdt å spare godt.