Når en bedrift bare starter og grunnleggerne trenger å fylle noen administrative hull billig, kan enkle webapplikasjoner fylle tomrommet. Appene vi skal se på her, er ikke alltid gode for store organisasjoner; Faktisk er flere designet spesielt for mindre bedrifter som trenger enkle, men robuste løsninger på vanlige forretningsbehov.

Administrer prosjekter med Basecamp

Når et selskap begynner å betjene flere kunder, må det håndtere logistikk og sikre at ansatte gjør hva som forventes av dem. Det er her Basecamp kommer inn.

Basecamp er ikke bare en enkel online prosjektkoordinator, den er den beste i sitt slag på nettet. Når du registrerer deg, kan du umiddelbart begynne å lage prosjekter og dele dem med ansatte. Nettstedet har gjøremålslisteopprettelse, muligheten til å dele filer, spore fremdriftssporing, tidssporing for å se hvilke ansatte som har jobbet med prosjektet og mer. Basecamp tilbyr i utgangspunktet en full end-to-end prosjektledelse som lar deg se hvor godt bedriften din utfører hvert skritt av veien.

Å skape og overvåke prosjekter i Basecamp kunne ikke vært enklere. Men Basecamp er ikke ledig. Den grunnleggende utgaven koster $ 24 per måned, og lar brukerne opprette og spore 15 prosjekter samtidig og lagre opptil 3 GB data. Planene går opp derfra til $ 149 per måned, noe som muliggjør et ubegrenset antall prosjekter, 50 GB lagringsplass og tidssporing (de andre planene gir ikke tidsporing). Hvis du leter etter noe enkelt og effektivt å administrere prosjektene dine, er Basecamp verdt pengene.

Ta alle notatene dine med Evernote

Å gå ned til virksomheten med å ta notater og kategorisere dem er vanskelig og for tidkrevende. Evernote er et flott verktøy for gründere som ønsker å beholde alle sine visuelle og tekstnotater organisert.

Evernote kommer i to smaker - gratis og premium. Den gratis versjonen lar deg ta notater, snap bilder og fange websider ved hjelp av en PC eller Mac. Når du er ferdig, kan du laste opp dem til Evernote-serveren, som deretter utfører rudimentær OCR på bildene dine, noe som gjør det enkelt å finne når du utfører et søk. Premium-versjonen, som koster $ 5 per måned, tilbyr 500 MB månedlig lagring (den gratis versjonen har bare 40 MB lagringsplass), bedre sikkerhetsfunksjoner og muligheten til å synkronisere alle filtyper til andre datamaskiner eller mobiltelefoner.

Evernote fungerer veldig bra. Jeg bruker den til å ta notater og fra tid til annen, laster jeg opp lyd og bilder, og i løpet av minutter blir dataene kategorisert ut fra informasjonen den inneholder. Hvis jeg for eksempel søker etter "Windows XP, " i min Evernote-konto, viser den umiddelbart alle tekstfiler og lydklipp som nevner Windows XP. Jeg er stadig forbauset over hvor lett det er å finne mine rotete notater.

For næringslivet er Evernote et ideelt verktøy. Det gjør det enkelt å holde møter minutter, og hvis du vil ta opp konferansesamtaler for evaluering senere, kan du bruke Evernote til å hjelpe deg med å jogge minnet ditt. I hovedsak er Evernote en annen administrativ assistent på kontoret. Den eneste forskjellen er at den er gratis hvis du ikke trenger full støtte, eller $ 5 per måned hvis du vil ha alle funksjonene. For et selskap som ønsker å sikre alt de gjør er organisert godt, er det ingenting.

FreshBooks for fakturering

Det er mange faktureringstjenester på nettet, og hver tilbyr sin egen blanding av brukervennlighet og anvendelighet til en bedrift. Men hvis du leter etter noe enkelt som vil gjøre det enkelt å overvåke dine faktureringssykluser, er FreshBooks et godt sted å starte.

FreshBooks gjør det enkelt å administrere kunder, prosjekter, og viktigst, fakturaer. Verktøyet genererer gjentagende fakturaer og regner automatisk kunder. Enda bedre, det er relativt rimelig: du kan ikke betale noe hvis du trenger grunnleggende fakturering eller betale opptil $ 149 per måned hvis du vil at flere ansatte skal få tilgang til kontoen.

Da jeg begynte å bruke FreshBooks, da jeg kjente alle funksjonene den tilbyr, ventet jeg store ting fra verktøyet. Og heldigvis var jeg fornøyd. Bortsett fra å kunne importere fra og eksportere til QuickBooks og CSV-filer, integrerer verktøyet automatisk med betalingsbehandlingsløsninger som PayPal, og designen gjør det raskt og enkelt å fullføre faktureringsoppgavene. Faktisk fant jeg ut at jeg kunne lage fakturaer og sende dem til kunder på langt mindre tid enn å utvikle rudimentære fakturaer selv i Word og sende dem til klienter på den måten.

Hvor FreshBooks virkelig skinner er i sporing. Hvis du bruker et ubearbeidet system for fakturering, har du sannsynligvis problemer med å huske når eller om du ble betalt. FreshBooks eliminerer dette problemet og gir en menypanel som viser utestående betalinger og historiske betalinger, slik at du vet når penger kommer inn. Og hvis du er bekymret for utseendet på fakturaen, kan du tilpasse det slik du vil, og til og med input firmaets logo.

FreshBooks er et flott faktureringsverktøy som jeg egentlig liker bedre enn funksjonen som er innebygd i QuickBooks. FreshBooks er enkelt, det er rimelig, og viktigst er det nyttig.

Spor ansatte med InOut Board

Vil du vite når dine ansatte kommer inn på kontoret? Vil du vite når de drar om natten? I så fall, se ikke lenger enn den elektroniske versjonen av InOut Board.

InOut Board sporer medarbeiderstatus (om de er på kontoret), oppmøte, kalendere og til og med telefonmeldinger ved hjelp av en gratis Windows-basert sporingsagent. Verktøyet inneholder også en overordnet direktemeldingsplattform, slik at bedriftens ansatte kan chatte med hverandre uten å bruke tjenester som AIM eller Google Talk.

Når InOut Board har blitt distribuert, tillater du å legge til ansatte i systemet og begynne å spore statusen. Når ansatte kommer inn på kontoret om morgenen, kan de legge inn når de ankom, og bruker InOut Board til å kontinuerlig oppdatere systemet på hva som skjer i løpet av dagen. Ledere kan også hemmelig spore statusen til ansatte for å sikre at de jobber og ikke gjør ting de ikke bør mens de er på kontoret. Vi elsker ikke denne funksjonen.

InOut Board er et ideelt sporingsverktøy for et lite selskap fordi det er lett og gir grunnleggende informasjon som kreves av ledere. Online-versjonen er gratis i 30 dager, og hvis du bestemmer deg for at du vil bruke den, må du betale $ 9, 95 per måned for 10 brukerlisenser eller opptil $ 349, 95 per måned for 2000 brukerlisenser.

For tiden for medarbeiderkommunikasjon

For tiden er det for mangel på en bedre analogi, Twitter med grupper, for bedrifter. Vi tror det er det beste av "jobben Twitter" -produkter.

Foreløpig gir selskapene verktøyene som er nødvendige for å skape egne mikrobloggingnettverk på kontoret, og det tillater ledere å skille alle brukerne i grupper. Med andre ord kan bedrifter legge ledelsen inn i en gruppe og lavere ansatte i andre, slik at det kan diskuteres mellom medlemmer uten bekymring for uvelkomne medarbeidere.

En gang for tiden er deployert på kontoret, vil ansatte som registrerer seg det automatisk bli flyttet til de utpekte gruppene. De kan alle snakke i et offentligt forum, bli venner med andre ansatte, og nyt en bedriftserfaring som ligner på Twitter. I testingen var det enkelt å lage grupper og samtaler med andre, og implementering av det kunne ikke vært enklere: brukerne må registrere seg, delta i den respektive firmakontoen, og de er klare til å gå.

Men i motsetning til Twitter, er det ikke nødvendigvis gratis. Hvis du vil ha det enkleste funksjonssettet, vil det for tiden ikke koste deg en krone. Men hvis du leter etter avanserte administrative funksjoner og muligheten til å installere For tiden på din lokale nettverksinfrastruktur, belaster selskapet $ 1 per bruker per måned.

Shoeboxed for alle dine kvitteringer

En av de viktigste aspektene ved å drive en bedrift er å holde oversikt over kvitteringer, slik at du kan være sikker på skatte tid at du er forberedt på å sende nøyaktig avkastning. Og Shoeboxed vil hjelpe deg med å gjøre nettopp det.

Shoeboxed er unikt i denne roundup fordi det krever noe de andre ikke gjør: noen offline handling. For å kunne bruke tjenesten, må du sende Shoeboxed kvitteringer eller visittkort til selskapet via snail mail. Når selskapet mottar kvitteringer, vil det skanne dem inn i kontoen din og gjøre dem tilgjengelige for deg online, slik at du ikke mister oversikten over dem. Det er en fin ide og en som du ikke bør overse hvis du har problemer med å huske hvor du setter hver kvittering.

Men det blir bedre. I de siste ukene har Shoeboxed tilbudt firmaer som Evernote, FreshBooks og andre som lar deg knytte de to kontoene dine og sende kvitteringer direkte til de nevnte tjenestene. Jeg sendte et par kvitteringer til FreshBooks gjennom Shoeboxed og innså at når det gjelder regnskap, var det en ideell måte å overvåke operasjonen min på.

Som de andre tilbyr Shoeboxed en gratis versjon hvis du vil ha mindre funksjonalitet og annonser, men det er egentlig ikke det beste alternativet. Selskapet tilbyr også lite, klassisk og forretningsversjoner, som er priset til henholdsvis $ 9, 95, $ 19, 95 og $ 49, 95. Hver tilbyr de samme funksjonene som er nevnt ovenfor, men varierer basert på grensen for antall kvitteringer selskapet skal skanne. Jeg bruker $ 19.95 versjonen, siden det er den mest nyttige for meg. Hvis du har et stort selskap, kan du vurdere å bruke $ 49, 95-versjonen.