Hvis du er typen person som kaster alle dine kvitteringer inn i en skoboks og så sterkt anger det når skattesongen kommer rundt (som meg!), Vil du kanskje få en søkbar skanner.

Søkbare skannere er vel, skannere, men de har noen spesielle talenter. De kan skanne en hel gruppe kvitteringer og andre papirer automatisk. Etter at de har skannet et dokument, gjør disse hjemmekontorverktøyene informasjonen til en søkbar PDF-fil og setter den i en datamaskinmappe slik at det er lett å finne senere når du gjør dine skatter.

Funksjoner å se etter

Det finnes mange forskjellige merker med søkbare skannere på markedet, men det er noen få funksjoner du bør se etter:

• Trådløst er best. Dette gjør at du kan sette skanneren hvor som helst på hjemmekontoret din uten spor av stikkord.
• Velg en arkmatet skanner som har en automatisk dokumentmater (ADF) fordi ingen vil skanne hvert dokument for hånd. Mange søkbare skannere - for eksempel Xerox DocuMate 3220 Sheetfed Scanner - kan automatisk mate og skanne opptil 50 dokumenter.
• Sjekk oppgavesyklusen. Dette er antall skanninger en enhet kan gjøre på en dag. Noen skannere har en plikt syklus på rundt 1000 skanninger, mens andre kan treffe 2500 skanninger.
• Pass på at den støtter flere dokumentstørrelser. Kvitteringer kommer i alle størrelser, så det er viktig å finne en skanner som ikke bare mater A4-, A5-, A6-, B5-, B6-, Letter- og Legal-papirstørrelser, det bør også ha matemuligheter for visittkort og egendefinerte størrelser.
• Sjekk etter telefonens funksjoner. Noen skannere - som ScanSnap iX500 Color Duplex Scanner - kan sende skanninger trådløst til telefonen.
• Pass på at skanneren har tosidig skanning, noe som betyr at den kan ta opp begge sider av et dokument samtidig. Denne funksjonen sparer mye tid.

Hva å gjøre hvis du har en vanlig skanner

Hvis du allerede har en vanlig skanner og ikke vil kjøpe enda en gadget, er det noen gode nyheter. Du kan gjøre dine vanlige PDF-dokumenter søkbare ved å endre innstillingene på skanneren din slik at den lagrer dokumenter i PDF-form.

Deretter laster du ned abonnementsversjonen av Adobe Acrobat Reader DC ($ 15, £ 15 eller $ 22 per måned), og bruker forbedringsalternativet i Verktøy-menyen . Hvis du har en eldre versjon av Acrobat, kan du bruke disse instruksjonene for å lage søkbare PDF-filer.

Oppdatering, 5. mars : Denne artikkelen ble opprinnelig publisert 19. januar 2016 og har blitt oppdatert.

Nå spiller: Se på dette: Gjør ditt trekk lettere med tech 3:01

15 tips for å organisere dine Gmail 16-bilder