Når e-postboksen din fylles opp, kan det være vanskelig å skille mellom de viktige meldingene fra dem du kan lese senere - om i det hele tatt. En måte å hjelpe til med å identifisere personlige e-post fra upersonlige, er av antall mottakere. Ved å markere meldinger som kun sendes til deg, er du mindre sannsynlig å savne post som krever umiddelbar oppmerksomhet.

I november i november ble det beskrevet hvordan man kan slå sammen flere e-postkontoer og organisere dem ved å bruke filtre og etiketter. Dette kan hjelpe til med å flytte mindre viktige meldinger ut av innboksen din og i mapper du kan lese på fritiden.

Men ikke alle ikke-filtrerte meldinger er personlig adressert til deg. Microsoft Outlook 2010s betingede formatering og Gmail's "personlige nivåindikatorer" hjelper deg med å få en perle på disse personlige meldingene ved å vise et øyeblikk om din er den eneste adressen i feltet Til: eller om posten ble sendt til flere mottakere.

Endre utseendet på personlig adressert post i Outlook 2010

Du kan bruke Outlook 2010s betingede formateringsfunksjon for å endre utseendet til meldinger som oppfyller bestemte egenskaper. For å få tilgang til funksjonen, klikk på kategorien Vis på båndet, velg Vis innstillinger langt til venstre for båndet, og velg Betinget formatering i dialogboksen Avanserte visningsinnstillinger.

Klikk på Legg til for å opprette en ny regel, gi regelen et navn (for eksempel "Bare til meg"), og velg tilstandsknappen. I Filter-dialogboksen, merk av "Hvor jeg er" og velg "Den eneste personen på Til-linjen" i rullegardinmenyen til høyre. Klikk på OK for å opprette filteret.

Tilbake i dialogboksen Betinget formatering markerer du den nye regelen (hvis den ikke allerede er). Deretter klikker du på Font-knappen og velger en skrifttype, størrelse og farge som gjør det enkelt å identifisere meldinger som oppfyller regelen du nettopp har opprettet. For meg gjør en karakteristisk farge (maroon) kunsten.

Klikk OK to ganger for å lukke dialogboksene og gå tilbake til innboksen din, der meldingene "bare til meg" vil vises i formatet du nettopp har angitt. Du kan opprette andre betingede formateringsregler for å identifisere meldinger der adressen din vises i feltet Cc eller i feltet Til med andre. Imidlertid fant jeg det tilstrekkelig å fargekode bare en type melding for å unngå å huske hvilke flere farger eller formatering som indikerer.

Gi Gmail-meldinger en personlig indikator

Spotting personlige meldinger med et blikk i Gmail er en bris når du aktiverer tjenestens personlige nivåindikatorer. Denne funksjonen plasserer en enkelt chevron til venstre for meldingsemner i innboksen din for å indikere e-post sendt til din adresse i stedet for til en adresseliste, og en dobbel chevron ved siden av emnene til meldinger som kun sendes til adressen din.

Hvis du vil se Gmails personlige nivåindikatorer, klikker du Innstillinger øverst til høyre i Gmail-hovedvinduet, velger kategorien Generelt (det er sannsynligvis standardvisningen) og blar til "Personlige nivåindikatorer", som vises like under Signaturalternativet. Velg "Vis indikatorer" og klikk på Lagre endringer-knappen nederst i vinduet.

Chevrons vises i Gmail's "Viktige" indikator, som er ment å markere prioritetsmeldinger basert på Gmails egne regler. Hold markøren over indikatoren for å se Gmails grunn til å markere meldingen som viktig.

Kriteriene inkluderer meldinger sendt direkte til deg, ordene i meldingene, menneskene i samtalen, din tendens til å lese meldinger med den etiketten eller (min favoritt) i henhold til "vår magiske saus". Kan jeg få frites med det?