Fem faktorer du bør vurdere når du flytter til Office 365

Med teknologi som er stadig mer sammenflettet med alle aspekter av virksomheten, kan CNET @ Work hjelpe deg - fra prosumere til små bedrifter med færre enn fem ansatte - i gang.

Hvis din småbedrift er som mest, kjører den på Microsoft Office.

Du tenker nok også om det er på tide å bytte fra de tradisjonelle evigvarende versjonene av Office til et Office 365-abonnement.

I teorien er det flere fordeler å lage denne bryteren. Du får en forutsigbar kostnad i stedet for å måtte budsjett for oppgraderinger hvert par år. Du kan installere Office-apper på flere enheter uten å aktivere problemer. Kontinuerlige oppdateringer og forbedringer fjerner noen av hodepine ved å måtte kjøpe, installere og administrere oppgraderinger hvert par år. Du får også tilgang til et stadig voksende utvalg av skybaserte tjenester.

Men å ta beslutningen om å bytte er bare det første trinnet. Mye viktigere er å velge riktig Office 365-utgave. Og med mer enn et dusin utgaver å velge mellom, til priser fra $ 4 til $ 35 per bruker per måned, er det enkelt å ta feil beslutning.

Så la oss forenkle beslutningsprosessen. For å komme i gang, la oss se på hva som er i Office 365. Hver Office-utgave inneholder en kombinasjon av følgende elementer:

Tradisjonelle Office-skrivebordsprogrammer (for Windows eller Mac) som oppdateres jevnlig, slik at du alltid har den nyeste versjonen. Hvert Office 365-abonnement lar deg installere disse skrivebordsprogrammene på opptil fem PCer eller Mac-maskiner
Exchange Online Email
1 TB av OneDrive Cloud File Storage
Mobilapper for installasjon på opptil fem telefoner og fem tabletter, som kjører iOS, Android eller Windows
Gruppebasert samarbeid og kommunikasjonsverktøy

Av hensyn til denne analysen antar vi at småbedriften din har ikke mer enn fem ansatte. Vi antar også at du vil ha tilgang til Office-skrivebordsprogrammer for Windows. Det fjerner mange av alternativene som er utviklet for distribusjon i mye større selskaper som har en heltids IT-avdeling.

Med disse betingelsene satt, har du tre brede valg tilgjengelige.

Cheapskate-alternativet: Office 365 Home

Hvis virksomheten din er bokstavelig talt en enhetsbutikk, kan du bli fristet til å velge et Office 365 Hjem-abonnement over en av de dyrere Office 365-bedriftene. Beslutningen kan til og med gi mening hvis dine krav er beskjedne nok.

Forstørr bildet

", " modalTemplate ":" {{content}} ", " setContentOnInit ": false} '>

Ved $ 99 i året er hvert Office 365 Home-abonnement bundet til en enkelt Microsoft-konto, og gir deg tilgang til hele pakken med Office-skrivebordsprogrammer: Outlook, Word, Excel, PowerPoint og OneNote, med Publisher og Access tilgjengelig bare på Windows-PCer. Den oppgraderer også den gratis OneDrive-cloud-lagringen som er knyttet til din Microsoft-konto til 1TB, og oppgraderer din gratis Outlook.com-konto til en 50 GB gratis reklameboks.

Du kan dele dette abonnementet med opptil fem forskjellige Microsoft-kontoer, som hver kommer til å installere Office-skrivebordsprogrammer og har sin egen 1TB OneDrive-tildeling og oppgradert postboks. (For $ 30 mindre kan du kjøpe Office 365 Personal, som begrenser installasjonen til en PC og en mobil enhet og kan ikke deles med andre.)

Til tross for navnet er det ingen lisensbegrensninger som hindrer deg i å bruke disse appene i en forretningsinnstilling.

Hvem er best for: Sole eiere som allerede har en e-postadresse for virksomheten og bare vil ha praktisk tilgang til de nyeste Office-skrivebordsprogrammene på opptil fem PCer.

Oppgradering av bedriftsklasse: Office 365 Business Premium

Hver Business Premium-abonnement koster $ 150 per år. Som hjemmeutgaven, kan du installere Office-skrivebordsprogrammene på opptil fem PCer. Den inkluderer også Exchange Online-e-post, med et egendefinert domene, 1 TB sikker OneDrive for Business-skylagring, og en samling av samarbeidsfunksjoner på Internett, inkludert SharePoint og Microsoft Teams. Nylige tillegg inneholder også verktøy for styring av kundeforhold.

Den største forskjellen mellom hjemme- og forretningsutgaver starter med hvem som administrerer kontoen. Hvert Office 365 Hjem-abonnement administreres av en enkelt bruker med en Microsoft-konto. Forretnings- og virksomhetsabonnement tilhører en organisasjon og forvaltes sentralt, med en administrator som gir lisenser til brukere i organisasjonen.

Forstørr bildet

", " modalTemplate ":" {{content}} ", " setContentOnInit ": false} '>

Bedriftspremieplanene inkluderer Exchange Online-e-post som er knyttet til en eller flere egendefinerte domener knyttet til virksomheten din. Du kan opprette e-postaliaser (for eksempel [email protected]) for å gjøre småbedriften din litt større. (Hvis du bare vil ha Office-skrivebordsprogrammer og OneDrive-lagring, men ikke trenger e-post, bør du vurdere Office 365 Business planen til 99 dollar i året.)

Forretnings- og forretningsplaner inkluderer sikkerhetsfunksjoner du ikke kan få med et Hjem eller Personlig abonnement, inkludert multifaktorautentisering, tilbakestilling av selvbetjeningspassord og varsler om sikkerhetsproblemer som for eksempel brudd.

Selv om du kan kjøpe en lisens om gangen, inneholder forretningsutgavene til Office 365 styringsverktøy som er utviklet for en dedikert IT-avdeling eller en konsulent. Hvis du vil administrere ditt eget Business Premium-abonnement, må du sørge for at du er komfortabel med tekniske oppgaver, for eksempel konfigurering av DNS- og MX-poster for e-postdomenet ditt.

Hvem er best for: Små bedrifter som vil at hver ansatt skal ha full tilgang til Office-skrivebordsprogrammer sammen med en e-postadresse som er tilpasset virksomheten.

Planlegging for vekst: Office 365 Enterprise E3

Microsoft tilbyr en svimlende meny med alternativer for sine bedriftskunder, inkludert Office 365 ProPlus ($ 12 per måned), som inkluderer bare skrivebordsprogrammer og OneDrive for Business-lagring, samt Office 365 Enterprise E3 og E5-pakker, som kombinerer elektroniske tjenester med disse appene.

Selv om disse planene er ment primært for store selskaper, kan de være fornuftige for en liten bedrift som et advokatkontor eller helsekonsulent som må overholde bransjespesifikke regler som HIPAA. I tillegg til tjenestene som inngår i en Business Premium-plan, tilbyr Enterprise E3-planen for $ 20 per måned verktøy for sikkerhet og samsvar, for eksempel muligheten til å sette en lovlig grep på en e-postkonto og dataforebyggingsverktøy.

Forstørr bildet

", " modalTemplate ":" {{content}} ", " setContentOnInit ": false} '>

Et Enterprise-abonnement også fremtidssikker din voksende virksomhet. I motsetning til Business Premium-planen, som begrenser det totale antallet brukere til 300, kan du kjøpe et ubegrenset antall bedriftslisenser og mikse og matche planene ProPlus, E1, E3 og E5. Også her kan ledelsesgrensesnittet være skremmende og er best igjen til en profesjonell konsulent eller en administrert tjenesteleverandør.

Hvem er best for: Bedrifter som trenger å projisere et profesjonelt bilde med e-post og fildeling knyttet til et tilpasset domene, samt de som må overholde bransjespesifikke regulatoriske krav.