Vær ærlig med deg selv. Hvor ofte gjør du bare én ting om gangen?

Tjekker du e-post på telefonen under møter? Finner du plutselig deg selv å sjekke Facebook og Twitter i stedet for å hente på jobb?

Selv nå, mens jeg prøver det vanskeligste å skrive dette stykket ved å gi oppgaven min full oppmerksomhet, ber jeg meg om å sjekke Facebook, oppdatere innboksen min, sjekke min Twitter @mentions og svare på tekstmeldingen jeg egentlig ikke vil ha å svare uansett.

Hvordan hjernen din fungerer mot deg

Selv om noen er sikre på at de er helt gode multitaskere, er du mer sannsynlig å fullføre en oppgave hvis du forplikter deg til å gjøre en ting om gangen.

Fokus er ikke det eneste problemet, men - sliter med å fullføre oppgavene grundig og i tide kan ofte tilskrives noe nesten hver person kan forholde seg til: procrastination.

Ifølge en nylig publisert 10-årig studie av en professor i Haskayne School of Business, er distraherbarhet, oppgaveferdighet og impulsivitet alle viktige forutsetninger for utsettelse.

Lyd familie? Synderen er en nær venn av deg - det kalles Internett.

De som gjør mye av sitt arbeid på et skrivebord og på datamaskinen, takler alltid trangen til å unnslippe arbeidsrelaterte oppgaver og løpe bort til en fargerik verden av YouTube-videoer, sanntids nyheter, sosiale klubber og annen aktivitet som ville gi øyeblikkelig lykke over de sammenlignbare negative oppgavene som skal fullføres.

Problemet er at du er helt klar over at det vil være best for deg å sjekke det aktuelle elementet fra din oppgaveliste, men du begynner ikke å starte.

Sekunder, minutter, timer passerer til klokken treffer to, og du har ennå ikke fullført en oppgave. Og det er ikke bare arbeid - husarbeid, ærger og sideprosjekter tar også et treff fra disse vanvittige vaner.

Laura Shin of Lifehacker har nylig adressert dette emnet og forkynt logikken ingen av oss ønsker å høre:

"... når vi ser på folk som er i stand til å" gjøre mer "enn vi gjør, er det ofte fordi de klarer sin tid bedre. En av våre største utfordringer når det gjelder å kapitalisere på tid: Vi vet egentlig ikke hvordan vi bruker det. "

Den tre-trinns tilnærmingen til å være mer produktiv

Bare å bestemme seg for å styre tiden din bedre er ikke nok. Som oppdaget, er en god gjeng med oss ​​for å sette opp oppgaver - inkludert oppgaven å styre tiden mer effektivt.

Den beste metoden for å bruke tid på en mer effektiv måte kan brytes ned i en trepunkts-tilnærming som bekjemper noen av problemene knyttet til usunn multitasking og procrastination: oppgavebehandling, fokus og oppmerksom bruk av tid.

Trinn 1: Bruk å-gjøre-lister på riktig måte

Det er uendelig råd om "riktig" måte å opprette og administrere gjøremålslister på. Disse systemene, som kan være like enkle som et notat eller kompleks som GTD-metoden, er aldri en magisk kulde, men mange er ofte basert på de samme prinsippene:

Skriv det ned. Vær spesifikk. Godkjenne (og noen ganger, belønning) suksess.

Det eneste problemet er at vi ofte blir så opptatt av å komponere våre gjøremålslister, at selv den aktiviteten blir en måte å utskyde.

Wunderlist (Mac, iOS, og Android) er en ren, godt designet gjøremålsliste som lar deg oppnå alt ovenfor, uten papirsporet.

Når en oppgave er oppgitt, vil du også bli bedt om å også inkludere undertekster. Bruk disse undertekstene som handlingsobjekter. For eksempel, hvis ditt primære element er "gjør huset skinnende rent", kan dine undergrupper omfatte "moppegulv", "skift ark" og "legg bort retter".

Ved å skissere den spesifikke handlingen du trenger for å fullføre en oppgave, er du mye mer sannsynlig å gjøre det.

Når du fullfører disse delene, sjekk dem av i Wunderlist, til du endelig kan krysse masteroppgaven. Når det er alt sagt og gjort, vil appen arkivere den ferdige dosen din, slik at du kan erkjenne dine suksesser med et blikk.

Trinn 2: Tid hver eneste oppgave

Hvor lang tid tar det deg egentlig å rengjøre innboksen din om morgenen, eller skriv det forslaget? Hvis du er en av mange som tillater å gjøre listeposter for å konkurrere med forstyrrelser, kan du kaste bort produktivitetsarbeidet.

For å bekjempe disse vanene må du spore hvor mye tid du bruker på hver enkelt oppgave. Å gjøre det vil skape akkurat nok press for å tvinge deg til å fokusere på oppgaven, og la deg dømme hvor effektivt du bruker tiden din. Her er noen enkle og tilgjengelige måter å spore tid på:

• Hold et enkelt regneark . For å bruke denne metoden, lage en grunnleggende to-kolonne tabell i noe som Google Dokumenter, Evernote, eller til og med Excel. Deretter logger du på den tiden det tar deg for å fullføre hver oppgave, ved hjelp av den innebygde stoppeklokken på telefonen din. Alternativt kan du lage et tre-kolonne bord og logge start- og sluttider.
• Bruk en app som Toggl. Denne gratis appen for iOS, Android og skrivebordet strømlinjeformerer sporingstiden. Grensesnittet er minimalt, og gir deg verktøyene for å beskrive aktiviteten og starte en timer. Når du har fullført oppgaven, stopper den, og den blir lagt til loggen.
• Alt-i-ett: RescueTime. Denne robuste desktop- og mobilapp eliminerer mye av det manuelle arbeidet, automatisk sporing og logging av hvordan du bruker tiden din. Tjenesten, som har betalt og gratis versjoner, går så langt som mulig, slik at du kan blokkere distraherende nettsteder mens du takler et viktig prosjekt.

Trinn 3: Trick hjernen din til å fokusere

Tid og tid igjen har vitenskapen vist at selv om du kanskje ikke er innstilt på lydene på arbeidsplassen, er disse omgivende lydene kroniske stressorer over tid. Chatter, munching og typing kan alle påvirke evnen til å være produktiv og fokusere på en oppgave negativt.

Det er der en app som White Noise (Android, iOS) kommer inn. Ved å fylle ørene med omgivende støy (som rosa støy, hvit støy, eller til og med høres ut som vannet), blir andre lyder vasket ut, slik at du kan fokusere på din oppgave.

Interessant nok eksperimenterte programvareselskapet Autodesk med å sende rosa støy over høyttalerne på sine kontorer. Selv om det ikke er uklart om produktiviteten økte, var kontorpraten mye tydeligere da den rosa støyen var midlertidig deaktivert.

Så prøv dette: Hver gang du starter en oppgave, stiller du inn på omgivende støy ved hjelp av en app som White Noise eller et nettsted som SimplyNoise.com. Da, når du er ferdig med oppgaven, demper lyden.

Ikke bare vil du høste fordelene med å lukke kontorlyder, men den rosa støyen vil cue din hjerne, slik at du vet at det er på tide å være produktiv.

Nå er din tur

På ingen måte er dette en formel eller et magisk system som lover å løse alle dine tidshåndteringsproblemer. Men en kombinasjon eller tilpasning av de ovennevnte forslagene bør øke produktiviteten din på alvor. Eksperimenter med forskjellige metoder, og vær ikke redd for å prøve noe nytt - bare kast bort ikke for mye tid på det.

Har du noen gode fremgangsmåter for å maksimere produktiviteten din? Del dine metoder i kommentarene.