Den fryktede Reply All-knappen ringte opp et annet offer i forrige uke da en politimann i Los Angeles spurte sine offiserer i en e-post for å arrestere noen for ulovlig salg av underjordiske kaniner, slik at avdelingen ikke ville få et "svart øye" i media.

Som Ana Garcia rapporterer for NBC Southern California, oppdaget kommandanten ikke at hans svar på en LAPD-offiser ble også sendt til tv-nyhetsprodusenten som ba om informasjon om mangel på dyrebarhetsarrestasjoner måneder etter at avdelingen hevdet å være å slå ned på øvelsen.

I motsetning til mange Besvar alle dødsfall, mottok kommandanten støtte fra sin sjef, LAPD Chief Charlie Beck, som sa at kommandøren bare tildelte ressurser.

Nei, dette er ikke en Looney Tunes tegneserie med Bugs Bunny som den uberørte reporteren og Elmer Fudd som den belejrede politibetjent. Det høres ut som en.

Dessverre er utilsiktede svar til alle ofte ikke noe å le av. I januar rapporterte Ruth Graham om Grindstone om en kvinne som mistet jobben sin etter å ha skryttet om en mislikte lederens avfyring i et svar hun trodde skulle bare en håndfull kollegaer, men det ble faktisk sendt til alle hos firmaet.

Har noen enkelt datamaskinfunksjon forårsaket mer sorg enn svar alle? Noen organisasjoner har gått så langt som å deaktivere både svar-alle og fremoverfunksjoner i deres postsystemer - i hvert fall for valgte meldinger.

Microsoft Outlook-brukere kan unngå utilsiktede svar på alle ved å gjemme Svar alle-knappen (som kalles Svar på alle i Outlook 2003 og 2007). De kan også angi Outlook for å forsinke meldingene de sender for å gi seg noen få sekunder eller minutter for å fange deres svar - alle feil.

Kanskje det mest effektive forsvaret mot utilsiktede teppe svar er å bruke gratis TuneReplyAll add-on for Outlook 2010 som genererer en advarsel du må klikke gjennom før du svarer på alle mottakere av en melding.

Unngå utilsiktede svar på alle ved å fjerne knappen fra Outlooks verktøylinje eller bånd

Arbeidsdagen er ofte en uendelig serie av distraksjoner. Med så mange mennesker, programmer og aktiviteter som konkurrerer om vår oppmerksomhet på jobb, er det ikke rart at vi noen ganger klikker på feil knapp.

Den enkleste måten å forhindre utilsiktede svar på alle er å fjerne alternativet Svar til alt fra standard verktøylinje i Outlook 2003 og 2007 og Svar alle fra båndet i Outlook 2010. Å gjøre det i de to tidligere programmene er en bris; Det samme kan ikke sies for å fjerne svaret alle fra Outlook 2010-båndet.

I Outlook 2003 og 2007 trykker du på Alt-tasten og drar knappen Svar til alle fra verktøylinjen, eller klikker på nedpilen helt til høyre på verktøylinjen, velger Legg til eller fjern knapper, velger Standard og fjerner merket Svar på alle. Merk at du må fullføre trinnene i både hovedvinduet for Outlook og Outlook-meldingsvinduet.

For å tilpasse Outlook 2010-båndet, slik at svaret Alle-knappen er skilt fra de andre svaralternativene, følg trinnene beskrevet av William Zhou på Office TechCenter-siden:

Klikk Fil-fanen, velg Valg, og velg Tilpass bånd.

Velg Svar i den høyre ruten og klikk Fjern.

Klikk på Ny gruppe to ganger. Endre navn på den første nye gruppen (egendefinert) som "Svar (egendefinert)" og den andre som "Svar alle (Egendefinert)."

Øverst i venstre rute klikker du Hovedfaner fra "Velg kommandoer fra."

I venstre rute, utvid Hjem (Mail) og Svar.

I den høyre ruten velger du Svar (Tilpasset).

Legg til kommandoene "Post svar", "Svar", "Videresend", "Møte", "IM" og "Mer" fra venstre ramme for å svare (tilpasset) i høyre rute en etter en.

I høyre rute velger du "Svar alle (Tilpasset)."

Legg til kommandoen Svar Alle til "Svar alle (Tilpasset)."

Velg "Svar alle (Egendefinert)" og bruk ned-knappen for å flytte den under "Send / Receive (IMAP / POP)."

Klikk på OK.

Du kan endre trinnene ovenfor for å eliminere svarknappen Alt i alt ved å opprette bare en ny gruppe med navnet Respond (Custom) som mangler alternativet Besvar alt. I alle tre versjoner av Outlook kan du fortsatt svare på alle ved å trykke Ctrl-Shift-R, eller ved å klikke Handlinger> Svar på alt i Outlook 2003 og 2007.

I desember i fjor beskrev CNETs Rob Lightner Microsofts gratis NoReplyAll tillegg for Outlook 2010 som lar avsenderen av en melding deaktivere Svar til alle og Viderefunksjoner for meldingen. Som Rob forklarer, inneholder programmet en funksjon som lar deg deaktivere svar alle for alle meldingene du mottar.

Relaterte historier

• Det verste 'Svar alle' av alt?
• 5 måter å unngå å dra en Petraeus
• Leahy lover ingen garantert e-post tilgang for feds

Dessverre fungerer tillegget kun for mottakere i samme Exchange-domene. På samme måte fungerer Outlooks mottatte send-melding-funksjon bare med Exchange-kontoer; Støttesiden for Outlook forklarer hvordan meldingshenting fungerer i Outlook 2003.

Gmail gir deg bedre sjanse til å kansellere et utilsiktet svar til alle ved å bruke funksjonen Angre send-funksjonen til tjenesten. For å aktivere det, klikk på tannhjulikonet øverst til høyre i hoved Gmail-vinduet, velg Innstillinger, og under kategorien Generelt merker du Aktiver Angre Sende. Klikk på Lagre endringer-knappen nederst i innstillingene for å aktivere alternativet.

(Hvis du ikke ser Angre send-alternativet, klikker du på fanen Labs og aktiverer det der.)

Dessverre er den maksimale kanselleringsperioden bare 30 sekunder (de andre tre alternativene er 5, 10 og 20 sekunder). I mange tilfeller er et halvt minutt langt nok til å innse at du valgte feil svaralternativ og unngå å ha litt "splainin" å gjøre.

Angi Outlook for å utsette alle meldingene du sender

Du kan legge til en meldingsforsinkelsesfunksjon i Outlook ved å opprette en regel som automatisk sprer e-post som sendes til bestemte adresser eller til alle mottakere. I april 2008 beskrev jeg hvordan du lager en forsinkelsesregel i Outlook 2003 og 2007.

Regelsettingsprosessen er den samme i Outlook 2010, selv om trinnene for å åpne regissveiviseren er forskjellige: Klikk på Fil> Info> Administrer regler og varsler for å få regelverksprosedyren å gå i det programmet.

Gratis program legger til et "svar på alle" varsling til Outlook

Mye av sorgen som skyldes utilsiktede svar på alle, kunne avverges av en automatisk "Vil du virkelig?" bekreftelse. Ja, jeg skjønner hvor forverrende det kan være å måtte klikke gjennom slike advarsler når du har det travelt med å komme til slutten av arbeidsdagen din. Når du bombarderes med popup-varsler, klikker folk ofte gjennom dem uten å betale dem noe.

Men dette er jobbsikkerheten vi snakker om her. Hvis du bestemmer risikoen for at meldingen din når feil mennesker, er større enn behovet for rask sending, laster du ned og installerer IvaSofts gratis TuneReplyAll-tillegg for Outlook 2010.

Etter at du har installert programmet på PCen, må du aktivere det manuelt via Outlook 2010s tilleggsalternativer. Klikk Fil> Valg> Add-ins, og velg TuneReplyAll i listen over tillegg. Velg alternativet Add-in Options. Programmets alternativer vises under fanen TuneReplyAll.

Etter at tillegget er aktivert, vises en advarsel når du velger Svar alle, spør om du virkelig vil at alle mottakers mottaker skal motta ditt svar. No-knappen er valgt som standard, så trykke på Enter annullerer svar-all-handlingen. Du må klikke Ja for å bekrefte svaret til alle (eller trykk på Tab og deretter Enter).

TuneReplyAll lar deg også ekskludere din egen adresse når du svarer på alle. Du kan angi programmet for å legge til adressen automatisk i feltet Til :, Cc :, eller Bcc: Alle utgående meldinger. Jeg testet programmet på en frittstående PC (ikke en del av et Exchange-domene), og det fungerte som annonsert.

Den andre siden av svaret-alle likninger er evnen til å svare på alle meldingsmottakere som standard. Gmail Labs pleide å tilby et standard svar til alt alternativ som ser ut til å ha blitt fjernet - i hvert fall var verktøyet ikke tilgjengelig i Gmail-kontoen min.

Bedrifter synes å bevege seg i motsatt retning: mot å deaktivere svar på alle, som Mike Rosenwald rapporterte i forrige måned på Businessweek.com.

Ifølge ansatte i organisasjoner som har deaktivert, svarer alle i deres e-postsystemer, er funksjonen definitivt ikke gått glipp av.