E-post er den største kontorproduktivitetsbooster siden oppfinnelsen av telefonen. E-post er det største sløsingen med arbeidstid siden oppfinnelsen av kaffemaskinen.

I det siste har jeg lent meg mot sistnevnte proposisjon. Jeg regner med at bare en av fem av meldingene som gjør det gjennom Gmails spamfilter i innboksen min, er verdt tiden det tar å åpne og lese dem.

Relaterte historier

• Slett sammen Gmail og iPhone kontakter li>
• Synkroniser kontakter og kalendere mellom Outlook, Gmail og iPhone
• Slett sammen Outlook og Gmail kontakter
• Lagre Outlook-e-post til harddisken din
• Fjern vedleggene fra Outlook-e-posten din

Dette inkluderer ikke spam Gmail automatisk identifiserer og blokkerer, som i de siste årene har gått fra mer enn 90 prosent av alle meldingene som sendes til litt over 70 prosent, ifølge Symantec.

Det er fortsatt mye søppel som tetter nett-o-sfæren og utvider våre arbeidsdager unødvendig. Slik bruker du mer tidskommunikasjon og mindre tidbrudd med e-postkontoen din.

Enkel tale-til-e-post transkripsjoner via Google Voice

De to mest åpenbare alternativene til e-post er den gamle, pålitelige telefonen og den ikke-som-gamle, ikke-pålitelige direktemeldingen. Telefonsamtaler og chat-meldinger gir ikke den semi-permanente posten som e-posttråder tilbyr, selv om de fleste ledende chattjenester og IM-aggregatene som den gratis Adium-chatklienten med åpen kildekode lar deg opprettholde en logg av chattene dine.

Facebook Meldinger og Google Chat lar deg vise (og slette) meldingsloggen din. Twitter Direct Message lagrer for øyeblikket de siste 100 meldingene som sendes og mottas via den tjenesten, i henhold til brukerstøtten for Twitter.

Nuances Dragon Dictation-app for iPhone, iPad og iPod Touch lar deg ta opp en talemelding og konvertere den til tekst som du kan sende via e-post. (Lignende produkter er tilgjengelige fra firmaet for Android og BlackBerry-telefoner.)

Du kan gjøre samme konvertering fra e-post til e-post fra hvilken som helst telefon ved å ringe Google Voice-nummeret ditt. Tjenesten transkriberer automatisk talemeldingen, og lar deg sende transkripsjonen. Når du har sendt meldingen til deg selv, åpner du Google Voice-kontoen, klikker Mer på bunnen av meldingen, og velger E-post.

Som standard vil den e-postte transkripsjonen inneholde en hermetisert melding om opptak og utskrift, samt en lenke til det opprinnelige taleopptaket. For å sende bare transkripsjonen, skriv inn mottakerens e-postadresse, fjern merket for alternativet Inkluder-et-link nederst i sendvinduet, og velg og slett den boksede meldingen.

Kvaliteten på Google Voices transkripsjonsmotor er hit-and-miss, men de fleste er minst forståelige (hvis noen ganger humoristiske). Mens du ikke nødvendigvis vil sende en slik transkripsjon til en potensiell klient eller arbeidsgiver, er tale-til-tekst-konvertering egnet for de fleste dagligdags kommunikasjon.

Kortsiktige tjenester er ikke verdt innsatsen

Jo lengre e-postmeldingen, desto mindre sannsynlig mottaker vil faktisk lese den. Shortmail-tjenesten begrenser meldinger til 500 tegn, som er mer enn tre ganger kvitteringsgrensen for Twitter, men likevel ganske mager, spesielt for ekte e-postadresser som din.

Min biff med tjenesten er ikke lengden på meldingslengden, men kravet du bruker enda - en annen e-postadresse, denne med "shortmail.com" -adressen. Du kan bruke ditt Twitter-brukernavn og logge deg på tjenesten med Twitter-legitimasjonene dine, som automatisk importerer Twitter-kontaktene dine. Du kan også importere kontakter fra andre webtjenester.

En rekke tjenester som heter two.sentenc.es, three.sentenc.es, four.sentenc.es og five.sentenc.es tar en subtil tilnærming for å oppmuntre e-postkorthet. Nettstedene ber deg om å frivillig begrense meldingene dine til det antall setninger og for å lime inn en link til nettstedene for å forklare setningsgrensen og be om at mottakerne vedtar lengdegrensen.

Jeg er tilbøyelig til å la e-postforfattere fortsette så lenge de vil vite at jeg vil lese så mye av meldingen deres som jeg finner nyttig eller interessant og hopper over resten. På samme måte er personene jeg e-post, fri til å ignorere noen eller hele meldingen min. Det er ikke som om vi blir belastet av ordet (i hvert fall ikke ennå).

Isoler organisasjonens interne meldinger

Som nevnt ovenfor, kan Facebook, Twitter og andre populære sosiale nettverk sende deg meldinger til individuelle venner og tilhenger. En viktig fordel ved å sende meldinger til sosialnettverk er at det er lett å kontakte noen uten å måtte logge på en annen tjeneste, eller hvis du allerede er logget inn, må du hoppe mellom nettleservinduer. En primær ulempe er å ha meldingene dine lagret på flere forskjellige steder.

Det er imidlertid ikke så stort et problem for mennesker i en organisasjon. En venn som jobber for en populær web-restaurant-reservasjonstjeneste, har nylig hevdet at innboksen for sin firmaets e-postkonto er nesten tom. Det er fordi tjenesten nylig byttet til et "bedrifts sosialt nettverk" for all sin interne kommunikasjon.

To av de mest populære slike tjenestene er Yammer og Salesforce.com's Chatter. Begge tjenestene bruker organisasjonens egen nettadresse og kommer i gratis og gebyrbaserte versjoner. Begge lover også å gå utover enkle meldinger for å gjøre det lettere å få tak i bedriftens kollektive hjernekraft.

Som med enhver ny tjeneste som lover å øke gruppens produktivitet, er nøkkelen at folk skal bruke den. For mange arbeidstakere vil alt som vil redusere mengden tid de bruker til å rydde detritus ut av innboksen, være verdt å prøve.

Det ser ut til at en dag ikke går uten at det blir innført en ny måte å nå mennesker på - enkeltvis eller i grupper - samt å dele filer, koordinere prosjekter og legge inn på blogger, blant annet aktiviteter. Ingenting har kommet med, men det gjør det hele veien e-post gjør. En dag vil e-posten gå veien for quill-pennen, men ikke ennå. Inntil da fortsetter vi å lete etter måter å sikre at teknologien fungerer for oss, ikke mot oss.