Hvis du noen gang har sendt en privat e-post til et utilsiktet parti, eller glemt å inkludere et vedlegg i en forretnings e-post, er du ikke alene.

Her er ni tips for å unngå vanlig e-post snafus:

1. Glemmer vedlegg

"Jeg har vedlagt dokumentet for din anmeldelse." "Oops, nei det gjorde jeg ikke." Glemme vedlegg er så vanlig at Googles glemt vedleggsdetektor uteksaminert fra Google Labs til å være en permanent funksjon i Gmail. Den beste måten å unngå å glemme å inkludere vedlegg, selv om du bruker Gmail (den glemte vedleggsdetektoren ikke er idiotsikker), er å legge ved filen før du begynner å komponere din e-post. Hvis du venter til du har skrevet din e-post, kan hjernen din gå videre til neste oppgave og glemme vedlegget.

2. Blind Carbon Copy

Du er sannsynligvis vant til å få folk til å invitere samarbeid på jobben. Men noen ganger er Bcc: det bedre alternativet. Bruk blindkopi når du sender en liste over personer som ikke har noe å gjøre med hverandre. Hvis du for eksempel sender ut et nyhetsbrev, er det vanlig å sende det til deg selv og Bcc: mottakerne. Folk kan være beskyttende for e-postadressene sine og vil ikke at de skal bli annonsert til alle på en masse e-postliste. Hvis du mottar en e-post fra en avsender som burde ha brukt Bcc :, er det mulig å foreslå funksjonen uten å høres ut som en rykk. CNET Senior Editor Lori Grunin anbefaler et mildt svar som, "Jeg tror ikke du ment å sende dette til alle. Visste du at du kunne skjule adresser med Bcc:?".

3. Emosjonelle eller drunken e-post

Sende en e-post når du er altfor emosjonell, eller til og med forstyrret, kan komme tilbake for å hjemsøke deg. For Gmail-brukere som tror at du skriver de beste e-postene dine etter noen drinker, bør du vurdere å aktivere postbriller i Labs. Hvis du er nøktern nok til å svare på noen matte spørsmål, så er du god til å gå. Alle av oss kan ha glede av noen emosjonelle e-post-best practices: Når du føler lyst til å sende en emosjonell e-post, fortsett og skriv den for å gi av litt damp. Lagre e-posten som et utkast, vent deretter 24 timer før du trykker Send. Sjansene er at du enten vil redigere den opprinnelige e-posten din, eller slette den helt. Og du vil være glad du ventet.

4. ALLE CAPS

Denne etiketten tips gjelder egentlig for alt på Internett. Skrive i alle caps kommer over som å rope og ingen vil bli ropt på. Dessuten er det vanskelig å lese noe skrevet i alle caps. Google ønsket å kvitte verden med alle kappene så ille, de utelukket Caps Lock-tasten på Chromebooks helt.

5. Dobbeltsjekk adresse autofullføring

Autofullføring kan være veldig nyttig, men har du noen gang sendt en e-post til feil Ed, Jen eller Bob? Pass på at autofullførelsen er fylt ut riktig mottaker før du trykker på Send.

6. Ikke stole på stavekontroll alene

Din nettleser eller e-post-app kan gjøre en god jobb med å sjekke om stavefeil, men du bør alltid korrekturlese e-postene dine for grammatikk. Du har også mulighet til å kopiere e-posten til Microsoft Word, eller lignende, kjøre en grammatikkontroll, og deretter legge den inn i e-postprogrammet ditt.

7. Emoticons and Internet shorthand

Emoticons er søte og kan bidra til å formidle humor, tristhet, sjokk eller andre følelser som kan være vanskelig å hente på ellers. Imidlertid er det ikke en god idé å inkludere dem i forretningsmails. Hvis det blir tydelig at utvekslingen tar en mer uformell tone, og den andre personen bruker dem fritt, gå for det, men ikke skille hver setning med et smil. Det samme gjelder for Internett-kortografi, som, LOL, ROTFL og OMG.

8. Trim e-post tråder

Frem og tilbake e-post kan føre til at en ganske lang sti av e-post blir videresendt og besvart. Vurder å trimme dem til de siste par e-postene. En gigantisk e-posttråd ser rotete ut og kan få leseren til å føle seg overveldet. Du vil også unngå at tråden blir videresendt ved et uhell til noen som ikke skulle være privilegert til noen av de forrige byttene.

9. Angre (Gmail)

Hvis du er Gmail-bruker, er en ekstremt nyttig funksjon å angre funksjonen. Du kan angre sletter, arkiver, etiketter og mer, men det mest nyttige er Angre Send. Angre er din siste forsvarslinje mot mange av feilene som er oppført ovenfor. Aktiver det i Innstillinger, under Labs. Deretter går du til Generelle innstillinger og angir avbestillingsperioden til 5, 10, 20 eller 30 sekunder. Hvis du ikke er Gmail-bruker, bør du vurdere å fylle ut feltet Til: rett før du er klar til å sende den. Dette vil hjelpe deg med å unngå å sende e-posten ved et uhell. Hvis du er en Mac-bruker, kan du se Topher Kesslers tips om å forhindre utilsiktet e-post med OS X Mail.

Det er det. Hvis du vil dele noen gode e-post snafu-historier, vennligst legg inn dem i kommentarene nedenfor.