Kontorsuiter har kommet langt når det gjelder kompatibilitet fra fem og ti år siden. Tidligere ble et dokument i en kontorsuite sjelden åpnet riktig i et konkurrentens kontorprogram, eller hvis du kunne det var gobbledygook og uleselig. Selv forskjellige versjoner av Microsoft Office kunne ikke snakke med hverandre på riktig måte.

Sakte dette har endret seg, og i dag er filkompatibilitet mulig mellom applikasjoner som Office, iWork, Open Office og til og med online suiter fra Google og Zoho for å nevne noen. Men prosessen betyr ikke at det ikke er noen snags. I denne artikkelen vil vi fokusere på kompatibiliteten iWork 08 og Office 2007 (Windows) og Office 2008 (Mac), men du kan bruke noen av disse samme tipsene og bruke dem til din andre favoritt office suite.

PDF | Sider og ord | Tall og Excel | PowerPoint og Keynote

I venstre hjørne har vi iWork, Apples kontorpakke med applikasjoner som inkluderer en tekstbehandler, kalt Pages, et regnearksprogram som heter Numbers, og et presentasjonsprogramvare kalt Keynote. I høyre hjørne er det tungviktige dyret av kontorsuiter fra Microsoft med Word, Excel og PowerPoint.

Dessverre kan 100 prosent garantier ikke gis at dokumentene kommer til å se nøyaktig det samme mens de deler de to programmene. Hvis dine vanlige forretningsdokumentutvekslinger må være nøyaktige, vil dette bli et problem, og du vil kanskje vurdere å standardisere på enten iWork, Microsoft Office eller en av de andre kontorene som er tilgjengelige.

Når du sier det, kan du ikke engang velge å bruke iWork eller Office for Mac. Apple-plattformen støtter for øyeblikket ikke funksjonaliteter som VBA-makroer, Pivot Tables, eller noen egendefinerte back-end-kontorprogrammer bygget i Visual Basic. I disse tilfellene har du begrensede alternativer, men å bruke en Windows-versjon av Office. Hvis du er en strømbruker, vil du kanskje prøve å gjenskape makroer i iWork ved hjelp av AppleScript, men det er en fidgety-prosess, og det er ingen nåværende måte å automatisere eller oversette dem annet enn for hånd.

Selv om det er disse produktivitets landminene å være oppmerksom på, betyr det ikke at du ikke kan dele dokumentene dine effektivt. Dette er hvordan:

Når du er i tvil, bruk PDF

Når du deler et dokument, og det ikke trenger å endres av mottakeren, så er den beste måten å dele filene på, å gjøre dem til en PDF. Dette er en bris i både iWork og Microsoft Office, og er den beste måten å sikre at filene vil være kompatible på omtrent hvilken som helst datamaskin.

Til PDF er et dokument i iWork likt i sider, numre og keynote. Klikk på Fil -> Eksporter -> PDF. Hver applikasjon har forskjellige eksportalternativer, men alle har PDF.

Hvis du vil PDF et dokument i et Microsoft Office for Mac-program, for eksempel Word, PowerPoint eller Excel, klikker du bare på Fil -> Lagre som -> Velg PDF fra rullegardinvalgene. Windows-versjonen er ikke så vennlig, og vil kreve enten Adobe Acrobat, eller noe som gjør installert doPDF, som begge vil installere en virtuell skriver. Du kan deretter opprette PDF-filen ved å gå til Arkiv -> Skriv ut og velg Acrobat eller tilsvarende skriver, og filen blir eksportert.

Problemet med PDF-dokumenter er at mens de kan standardisere utseendet på et dokument, mangler det evne til å samarbeide og endre dokumenter.

Filkompatibiliteter

Hvis du skal dele og samarbeide med iWork 08 og Microsoft Office 2007 (Windows) eller Mac Office 08, er det viktig å vite hvordan de to programmene fungerer sammen. Når du importerer standard Microsoft Office 2007 og Mac Office 08-filer (åpne XML-filformater med utvidelser som .pptx, docx og .xlsx), importerer iWork filene og rapporterer eventuelle inkompatibiliteter automatisk. Imidlertid kan iWork ikke lagre eller eksportere dokumenter tilbake til dette Open XML-formatet, men det kan bare eksportere tilbake til tidligere Office-formater som .doc, .ppt og .xls.

Som standard kan Microsoft Office ikke lese iWork 08-filer, du må eksportere dem til en .doc, .ppt og .xls-fil først før du forsøker å dele disse dokumentene. Dette kan gjøres i Pages, Numbers og Keynote ved å klikke på File -> Export -> og velg henholdsvis Word, PowerPoint eller Excel.

PDF | Sider og ord | Tall og Excel | PowerPoint og Keynote

Deling av filer mellom Sider og Word

Som en tommelfingerregel, hvis du har et enkelt dokument opprettet i Word, vises det på en lignende måte i Sider. Mens utseendet kan være det samme, forvandler oversettelsesprosessen Word-dokumentet til et Pages-dokument under hetten. Dette skaper noe quirkiness for Word-dokumenter som opprinnelig brukte Word Art, bestemte skrifttypestiler, og noen ganger linjeplasser.

For å fikse problemer med linjeavstand, klikk på tekstinspektøren i Sider og kontroller at avstanden din er angitt i piksler.

På lignende måte, når du eksporterer Pages-dokumenter til Microsoft Word, vil ikke alle stilene vise seg pent i Word. Dette er spesielt tilfellet ved bruk av kartingsfunksjonene, tekstbokser og former. Det er imidlertid ikke all dommen og dysterhet. De fleste funksjoner fungerer bra, eller hvis Pages har problemer med å tolke Word-dataene, vil det komme opp med en advarsel om å advare deg.

En av de største bugbears er imidlertid muligheten for Pages og Word-dokumenter til riktig å se embedded regneark og diagrammer fra hverandre. I våre tester prøvde vi å kartlegge noen enkle data og så regnearkene så helt annerledes ut i hver applikasjon. For de beste resultatene bør du vurdere å ta en skjermdump av komplekse datavisualiseringer bare for å sikre at det ser ut som det er i begge applikasjonene.

Det beste råd for å dele mellom både Sider og Word-dokumenter er å bruke standard, ikke-fancy formatering og bruk minimal Word Art, og kartlegge funksjoner.

PDF | Sider og ord | Tall og Excel | PowerPoint og Keynote

Samarbeid mellom tall og Excel

Tall og Excel er både regneark, men med to ganske forskjellige motorer under dem. De er, som de sier i Sørøst-Asia "samme, samme, men forskjellige". Excel har en kraftigere motor som kan håndtere mer komplekse operasjoner og integrasjon med back-end-systemer drevet av en database. Tall er mer rettet mot grunnleggende regnskaps- og bønntelling, men utmerker (ingen ordspill ment) i visning og eksport av diagrammer og visning av data grafisk.

Når du deler Excel-dokumenter med Numbers-brukere, kan et av de største problemene oppstå hvis du prøver å importere noen statistiske og tekniske funksjoner. Dette påvirker ikke flertallet av brukere som bruker regneark for regnskapsmålinger, men det kan hende du vil dobbeltsjekke eventuelle komplekse funksjoner med mottakere for å sikre at tallene stemmer overens. Heldigvis er problemet åpenbart når du åpner Numbers - celler markeres når ingen funksjon kan fullføres fra et importert dokument.

Når du importerer store Excel-filer og prøver å åpne dem i Numbers, har enkelte brukere fått problemer med Mac-maskinen, og de har ikke nok minne. Hvis dette skjer, må du sørge for at bare det minste antall applikasjoner er åpne om gangen, og hvis det ikke fungerer, må du kanskje oppgradere RAM-en din. Som en hard måle vil en datamaskin med 512 MB RAM maksimere seg på rundt 53 687 celler i et Excel-dokument.

Å åpne filer beskyttet av Excels sikkerhetsfunksjoner kan ha merkelige resultater. Hvis en arbeidsbok er beskyttet av et passord, vil Numbers komme opp med en feilmelding. Passordbeskyttede celler importert fra Excel kan virke, men vises som tomme. Hvis du vil dele et dokument enkelt, så er det best å slå denne funksjonen av Microsoft av. For å gjøre dette, åpne filen i Excel og gå til Verktøy -> Beskyttelse -> og velg låse opp arbeidsbok. Bare den opprinnelige forfatteren vil kunne låse opp passordbeskyttelsen.

På baksiden er det noen få gotchas når du åpner Apples Numbers-dokumenter i Excel. Husk at du ikke kan åpne et Numbers-dokument direkte i Excel, du må eksportere det som en .xls-fil. Når du åpner denne .xls-filen i Numbers, kan du merke en forskjell i måten dataene presenteres på. For eksempel kan du se en fil med mange regneark i stedet for tabeller på ett ark som du ser det med Numbers. En løsning er å lime inn dataene dine i ett bord i Numbers og deretter eksportere. På den måten kan du tydelig se dataene dine på flere regneark i Excel.

Under eksporteringsprosessen vil Numbers automatisk opprette en gjennomgangspanel for å vise potensielle problemer når du åpner dokumentet i Excel. Mens mange av disse vil bli substitusjoner, er det viktig å legge merke til hva og hvordan Numbers eksporterer dataene.

Deling av data mellom Numbers og Excel og å holde integriteten til dokumentet, er det vanskeligste å gjøre i denne kontorsetestesten. Vi anbefaler på det sterkeste å sette opp dokumenter i Microsoft Excel først og jobbe med det ene .xls-formatet. Dette vil redusere inkompatibilitetene til data og visuelle elementer mellom de to programmene.

PDF | Sider og ord | Tall og Excel | PowerPoint og Keynote

Deling presentasjoner mellom PowerPoint og Keynote

Presentasjon deling og samarbeid mellom disse to programmene er mulig så lenge du holder på med multimedia, overganger og automatiske funksjoner til et minimum.

To raske tips vi har lært allerede, kan også brukes her. For det første, prøv å ikke bruke Word Art i PowerPoint. Keynote vil forsøke å matche Word-skrifttypen, men hvis den ikke er tilgjengelig, vil den sette inn en erstatning som kan gjøre presentasjonen din til å se amatør. For det andre, opprett basisdokumentet i PowerPoint først hvis det er mulig. Det vil redusere inkonsekvensene ved import og eksport hvis du beholder dokumentet i en .ppt-fil.

Hvis du skal bruke video i presentasjoner, er det beste alternativet for kompatibilitet over begge programmene Flash. Flash er angivelig installert på 97 prosent av alle datamaskiner og kan enkelt ses i nesten hvilken som helst nettleser. Det neste beste alternativet er imidlertid Quicktime, som støttes av både Mac og PC-maskiner. Flash kan også brukes til å styre lyd i begge miljøer, men vi fant standard lydalternativer fungerte bra mellom de to programmene.

Skyv overganger og tekst som flyr inn og ut sammen med bilder som flyr om i en presentasjon, kan se pen ut, men er ikke alltid godt overført mellom PowerPoint og Keynote. Som en generell regel for deling av dokumenter bør du opprette grunnleggende overganger, prøv å ekskludere automatiske funksjoner og hold det enkelt.

Selv om vi tidligere har uttalt at PDF er det mest kompatible formatet for å eksportere dokumenter, er det noen ekstra alternativer for presentasjoner som vil beholde interaktiviteten som opprettet i Keynote eller PowerPoint. Som en interaktiv plattform kan disse presentasjonene eksporteres til Internett, en filmfil, bilder, Flash, og til og med en iPod. Bare velg den beste plattformen for ditt målgruppe.

Vi kan ha nitpicked på noen av måtene disse to programmene ikke virker sammen og hvordan du minimerer data unøyaktigheter, men de leker sammen rimelig godt ut av esken. Imidlertid er det de små tingene som ikke fungerer som vil legge opp og være bugbear for å dele dokumenter mellom iWork og Office, eller bryte den kritiske presentasjonen. For de beste kompatibilitetsresultatene er det best å bruke KISS (hold det enkelt, dumt), eller bare standardiser dokumentene dine under iWork eller Office.

Som en side notat, vær ikke redd for å bruke gratis alternativer som Open Office som er tilgjengelig på Windows, Mac og Linux eller Googles apper som bare krever at en nettleser skal kjøre.