Slik deler du kontakter i Microsoft Outlook

Få ressurser på datamaskinen din er mer verdifulle for arbeidslivet enn listen over kontakter. Dessverre er kontakter også blant de vanskeligste eiendelene å opprettholde.

Nylig stilte en leser ved navn Alan dette spørsmålet:

Jeg og mine to medarbeidere bruker Microsoft Outlook til våre salgskontakter. Akkurat nå opprettholder vi tre separate kontaktdatabaser. Vi ønsker å slå sammen våre databaser i en som alle tre av oss har tilgang til, modifisere og oppdatere etter behov. Er det en prosess / programvare du kan anbefale for å oppnå dette?

Hvis du ikke bryr deg om den manuelle tilnærmingen, lar Outlook deg eksportere kontaktene dine som en PST-fil som medarbeiderne dine kan importere til deres Outlook-kontoer. Hver bruker har fremdeles sin egen separate kontaktliste som andre brukere kan få tilgang til fra sin Outlook-profil, så det skjer ingen ekte synkronisering.

Selvfølgelig vil endringene som hver person gjør til sin kontaktliste, ikke være åpenbare for de andre brukerne før PST-filen har blitt eksportert med den oppdaterte informasjonen og deretter importert av hver av de andre brukerne. Automatisk synkronisering av en enkelt kontaktliste blant flere Outlook-brukere (uten en Exchange-server, selvfølgelig) krever et program som 4Teams $ 35 ShareO, som er tilgjengelig i en begrenset funksjon 14-dagers gratis prøveversjon.

ShareO lar deg dele og synkronisere en hvilken som helst Outlook-mappe uten å bruke en Exchange-server. Programmet fungerer med alle versjoner av Outlook fra 2000 til 2010, men kjører bare på Windows-PCer. Selskapet tilbyr også $ 25 ShareContacts-programmet som synkroniserer bare Outlook-kontakter. Jeg testet den mer fullverdige ShareO.

Eksport / import tilnærming til deling av Outlook-kontakter

De tre PCene på hjemmekontoret har tre forskjellige versjoner av Outlook installert. Workhorse-PCen kjører Outlook 2003 og har 414 kontakter, backup-systemet bruker Outlook 2007 og har bare 42 oppføringer i kontaktlisten, og test-PCen har en standardinstallasjon av Outlook 2010 med nullkontakter.

Det tok bare noen få minutter å eksportere kontaktene på arbeidshorse som en Outlook PST-fil og importere filen til sikkerhetskopierings- og test-PCer. Hvis du vil eksportere kontakter fra Outlook 2003 og 2007, klikker du Fil> Import og eksport. I Outlook 2010 klikker du Fil> Åpne> Importer. I alle tre versjoner, velg "Eksporter til en fil" under "Velg en handling som skal utføres" i Import og eksport veiviseren, og klikk deretter Neste.

Under "Opprett en filtype, " velg Personlig mappefil (.pst) eller Outlook-datafil (.pst), avhengig av din versjon av Outlook, og klikk på Neste. Velg mappen Kontakter under "Velg en mappe som skal eksporteres fra, " merk av eller fjern merket "Inkluder undermapper, " om nødvendig, og velg Neste igjen.

Gi filen et unikt navn, klikk Bla gjennom-knappen, og velg et sted for å lagre den eksporterte kontaktfilen din (eller godta standardplasseringen Outlook velger for deg). Alternativet til å erstatte duplikater med elementer som eksporteres er valgt som standard. Du kan velge å tillate duplikater eller å ekskludere duplikatoppføringer fra den eksporterte filen. Endelig klikker du Fullfør.

For å importere kontaktene til en annen Outlook-konto, logg deg på kontoen og velg Arkiv> Importer og eksporter (Outlook 2003 og 2007) eller Fil> Åpne> Importer (Outlook 2010). Velg "Importer fra et annet program eller en fil" under Velg en handling som skal utføres, og klikk på Neste. Klikk Personlig mappefil (.pst) eller Outlook-datafil (.pst), avhengig av din versjon av Outlook, og klikk på Neste.

I vinduet "Fil å importere" klikker du Bla gjennom og navigerer til PST-filen du eksporterte i forrige trinn. Velg mappen Kontakter, merk av "Inkluder undermapper, " velg "Importer elementer i den aktuelle mappen", og klikk Fullfør.

Outlook-tillegget synkroniserer delte kontaktlister

Den manuelle import / eksportprosessen for kontakter (og andre Outlook-datafiler) er tilstrekkelig for en enkelt bruker som bare ønsker å få tilgang til samme kontaktliste i flere Outlook-profiler, men det vil ikke tilfredsstille behovene til to eller flere personer som vil ha å kombinere sine egne kontaktdatabaser til et enkelt lager uten å bruke en Exchange-server.

ShareO-tillegget for Outlook lover å synkronisere flere kontaktmapper (og andre Outlook-mapper) blant en gruppe brukere. Jeg testet programmet ved å dele en kontaktmappe med over 400 oppføringer blant tre Outlook-profiler ved hjelp av henholdsvis Outlook 2003, 2007 og 2010. Programmet lar deg også dele og synkronisere e-post, kalendere, oppgaver og andre Outlook-mapper, men jeg testet det bare med kontakter.

Etter at du lastet ned og installert tillegget, plasserer det et ShareO-alternativ på hovedmenyen i Outlook 2003 og i båndet i Outlook 2007 og 2010.

Hvis du vil eksportere kontaktene dine til en annen Outlook-profil, velger du kontaktmappen (eller en annen mappe du vil dele) og klikker på Del på ShareO-menyen for å åpne programmets delingsveiviser. Klikk på pluss-knappen og skriv inn mottakerens navn og e-postadresse, eller velg personens oppføring fra listen hvis du har delt med dem tidligere, og klikk på Neste.

Relaterte historier

  • Verden kan være cloud-crazy, men Outlook for Mac er fast på jorden li>
  • Slik synkroniserer du Outlook.com-e-post med iOS
  • Flytt e-posten til Outlook.com

På neste skjerm merker du elementene du vil dele, og klikker på Neste igjen. (Merk at ShareOs filtre for å begrense elementene du deler, ikke fungerer i prøveversjonen.) Velg alternativet for avansert deling for å få tilgang til flere delingskontroller. Når du har gått gjennom veiviseren, klikker du på Fullfør for å starte eksporten av mappen.

Avhengig av størrelsen på mappen, kan det ta flere minutter for informasjonen skal pakkes og leveres. Når mottakeren (som også må ha ShareO installert) mottar mappen, blir han instruert til å velge en destinasjon for den, eller han kan avvise mappen. Programmet identifiserer dupliserte oppføringer og plasserer potensielle konflikter i en egen mappe for din anmeldelse.

Mottakeren er også advart mot tilstedeværelsen av dupliserte oppføringer og får muligheten til å se og løse konfliktene. Hvis du vil synkronisere en delt mappe, klikker du bare på Synkronisering-knappen på ShareO-menyen. ShareO lar deg opprette delte mapper som kan vises av personer som ikke har ShareO installert. Jeg testte ikke denne funksjonen.

Du kan forhindre at private elementer deles og på annen måte tilpasse informasjonen du deler med andre. Når du deler kalendere, kan du angi gratis og opptatte tider uten å måtte oppgi detaljer, for eksempel (dette er en annen funksjon i programmet jeg ikke testet). Med tillegget kan du også dele filer og mapper via offentlige eller private delte mapper, kryptere dataene du deler, og begrense tilgangen til dataene for hver bruker.

Uformelle Outlook-brukere kan ikke rettferdiggjøre å bruke $ 35 for hver PC du vil dele og synkronisere data med, men for Alan og hans medarbeidere, kan ShareO være et rimelig alternativ for å installere og vedlikeholde en Exchange-server, bare for å dele og synkroniser Outlook-mapper.

Merk at 4Team også lager $ 60 Sync2-programmet som synkroniserer data mellom Outlook og Google Kalendere og Kontakter.

 

Legg Igjen Din Kommentar