Ikke mange bruker bare en datamaskin. Faktisk hopper de fleste av oss fra maskin til maskin i løpet av en arbeidsdag.

Den beste måten å sikre at du får tilgang til viktige filer fra en av de forskjellige maskinene i ditt digitale liv, er å lagre filene på nettet. Hvis du bruker Google Dokumenter som din online filarkiv, vil disse tipsene forkorte arbeidsdagen din.

Send en zip-kopi av alle Google Docs-filene til harddisken din

De fleste PC-brukere sikkerhetskopierer viktige filer ved å kopiere dem til en optisk plate eller USB-lagringsenhet, eller ved å laste dem opp til en online lagringstjeneste. Nå jobber nettbaserte sikkerhetskopier også den andre veien.

Hvis du vil laste ned alle Google Docs-dokumenter, regneark, presentasjoner og andre filer til PC-en din i en enkelt zip-fil, velger du hvilken som helst fil og klikker på Mer> Last ned. Velg "Alle elementer" og sjekk en filtype eller "Ikke last ned (hopp over)" i rullegardinmenyene for hver filkategori. Du kan også endre alle formater til MS Office, Open Office eller PDF.

Det tok mindre enn et minutt å komprimere og laste ned 300 filer - for det meste Word-dokumenter og Excel-regneark - til en 68 MB ZIP-fil. Hvis du foretrekker å ikke vente på at nedlastingen skal fullføres, klikker du på «Email når du er klar» for å få Google til å sende deg en link når filen er tilgjengelig for nedlasting.

Bruk Google Dokumenter automatisk til å lagre skrive

Tekstredigeringsprogrammet for Google Dokumenter foreslår korrigeringer for feilstavede ord: Høyreklikk eller Kommandoklikk ordet, velg «Alltid korrekt til», og velg riktig stavemåte fra de foreslåtte vilkårene.

Du kan også lage snarveier for vanlig tekst, for eksempel navn, tittel, arbeidsgiver eller annen ofte gjentatt boilerplate. For å gjøre det, klikk Verktøy> Innstillinger, skriv inn snarveiene i Replace-boksen og teksten du ønsker i Med-boksen. Nå når du skriver inn tekststrengen etterfulgt av et mellomrom, vil den lengre kjeleplaten vises.

For å hindre at Google Dokumenter automatisk lager brøker, ellipser, opphavsretts- og varemerkesymboler og andre spesialtegn, fjerner du merket for element i Innstillinger-listen, eller klikker x på høyre for å slette elementet.

Tastaturgenveier, spesielt for Google Dokumenter

De fleste av oss kan huske om et dusin hurtigtaster som vi bruker regelmessig. I et innlegg fra 2008 beskriver jeg hvordan du oppretter en tekstfil som viser dusinvis av tastetrykk kombinasjoner, så den eneste tastaturgenveien du må huske er den du tilordner for å åpne den filen.

Hvis du vil åpne Google Dokumenter-versjonen av dette hurtigtastkortet, trykker du på Ctrl (eller Kommandoen på en Mac) og / (fremover skråstrek). Alternativt kan du legge til disse fem tastene i Google Docs-tastetrykk på hovedlisten din:

Ctrl-Shift-C : Se et ordtall

Ctrl-Shift-Y : Se definert ords definisjon

Ctrl-; (semikolon): Flytt til neste feilstavede ord

Alt-Skift-F : Flytt til menylinjen

Ctrl- \ (tilbakeslag): Klar formatering

Bonustips: For å maksimere visningen din i Google Dokumenter, skriv Ctrl-Shift-F for å aktivere fullskjermvisningen. Klikk på Vis> Full skjerm for å skjule kontrollene. Trykk på Esc for å vise kontrollene, og Ctrl-Shift-F igjen for å gå tilbake til normal visning.

Lag filer tilgjengelig for alle eller bare inviterte

Alle filene du lagrer på Google Dokumenter, er private som standard. For å dele en fil høyreklikker du den og velger Del. Fra denne menyen kan du sende filen som et e-postvedlegg, sende en e-post til samarbeidspartner du angir, eller velg Del igjen for å åpne dialogboksen Del innstillinger.

Klikk Endre under "Hvem har tilgang" for å gjøre filen offentlig (tilgjengelig for alle på nettet) eller tilgjengelig for alle som har en link til filen. Disse to alternativene krever ingen pålogging, og du kan angi om seere kan redigere filen også.

Du kan også beholde filen privat, men dele den med bare de personene du utpeker. Denne innstillingen krever at samarbeidspartnere logger på for å få tilgang til filen. Klikk i tekstboksen Legg til personer og skriv inn en e-postadresse, eller velg oppføringer fra kontaktlisten din.

Som standard kan personene du deler med, også redigere filen. Klikk på "Kan redigere" til høyre for å begrense dem til å kommentere eller bare vise dokumentet. Du kan også lime inn innholdet i meldingen og sende deg selv en kopi.