Med teknologi som er stadig mer sammenflettet med alle aspekter av virksomheten, kan CNET @ Work hjelpe deg - prosumere til små bedrifter med færre enn fem ansatte - komme i gang.

Mens hver liten bedrift er annerledes, er det et bestemt sett med applikasjoner som nesten alle små bedrifter trenger.

Disse programmene er vanligvis samlet inn i office-suiter og består av e-post, kalender, tekstbehandling og regneark. De kommer noen ganger med andre verktøy, som en presentasjonsleder, en database eller en formell manager, og mer. En slik kontorpakke er Microsoft Office, som nå selges hovedsakelig som Office 365. En annen er Googles G Suite.

• Fem faktorer du bør vurdere når du flytter til Office 365 | Microsoft Office 2016: kjøp vs abonnement

I mange år ble Office Suite-markedet dominert av Microsoft i form av Microsoft Office-produktserien. Før vi ble en mobil og web-sentrisk verden, måtte folk installere appene på sine individuelle datamaskiner, enten ved å sette inn en CD-ROM (vei tilbake på dagen), en DVD (tilbake på dagen), eller ved å laste ned og lanserer et installasjonsprogram.

Det var ingen tvil om at Microsofts Office-skrivebordsprogrammer var kraftige og i stand, men de var overkill for mange brukere, skremmende komplekse, og en pågående vedlikeholds- og lisenshåndteringsutfordring.

Microsoft Office er fortsatt rundt. Faktisk er det en av de mest suksessrike produktene i historien. Den ble lansert som et bunt i 1990, men dets kjerneprogrammer, som Word og Excel, ble lansert for 35 år siden i 1983.

Hvorfor snakker jeg om Office når dette er en G Suite-artikkel? Kontor er 800 pund gorilla i dette rommet. For å forstå hvor G Suite passer for din bedrift, er det nyttig å ha litt perspektiv om Office.

De fleste små bedrifter vil generelt velge Office 365 eller G Suite. Jeg bruker begge fordi de er både billige nok til småbedrifter. Jeg har forskjellige klientprosjekter som trenger forskjellige verktøy, og jeg har favorittfunksjoner jeg bruker fra begge produktene.

Jeg gir jevnlig store presentasjoner, ofte med 60-70 lysbilder eller mer, og jeg gjør de i desktop-versjonen av PowerPoint. Webcast-programvaren vi bruker, inntar bare PowerPoint-lysbilder, og jeg har 20 års muskelminne som gjør dem.

Men jeg bruker også G Suite.

ZDNet: Vi fant 24 skyte tjenester for din bedrift du definitivt vil prøve

G Suite har standard kontorapplikasjoner

Jeg bruker Gmail som det primære kommunikasjonsverktøyet mitt og lever i det hele tiden. I 2014 byttet jeg fra skrivebordet Outlook til Gmail og har ikke angret flytten et øyeblikk.

For meg er kjernen i G Suite Gmail. De tre største fordelene er at den er tilgjengelig overalt, jeg trenger ikke å bekymre meg for hvor e-postfilen min er (som var et problem tilbake i Outlook-dager), og søkbarheten er utmerket.

Jeg har 18 GB e-post, går tilbake til 1997. Da jeg flyttet til Gmail, flyttet jeg alle mine Outlook-meldinger inn i Gmail-postbutikken min. Så selv om jeg bare har vært på Gmail siden 2014, kan jeg søke etter all e-posthistorikken min, gå tilbake 21 år, om et sekund.

Siden jeg vet at noen av dere skal spørre, brukte jeg en tjeneste som heter YippieMove (seriøst, det er deres navn). Det tok omtrent en uke, men alle mine meldinger ble overført perfekt fra Office 365-kontoen min til Gmail.

Utover Gmail er disse standardappene som følger med G Suite:

• Kalender: fordi Kalender administrerer flere kalendere så bra, er det mitt go-to-verktøy for å blokkere tid for prosjekter

• Dokumenter: G Suite tekstbehandler

• Ark: Et regneark

• Lysbilder: En grunnleggende presentasjonspakke

• Hold: et flott, lite notatskap

• Nettsteder: En nettsidebygger

• Skjemaer: Et verktøy for å bygge raske, men overraskende kraftige former

• Hangouts: et chatverktøy som for eksempel Slack

• Hangouts Møt: Hangouts videokonferanser

For å være ærlig, er disse kjernen G Suite-forretningsappene det jeg vil kalle "godt nok". For de fleste brukere, for de fleste applikasjoner, er Dokumenter, Ark, og resten gode.

Når det er sagt, hvis du er en strømkalkulator bruker høyt nivå matematisk modellering, vil du sannsynligvis skrivebords Excel. Hvis du skriver en bok som trenger å jobbe med et produksjonssystem, vil du kanskje ha Microsoft Word eller en tradisjonell desktop publishing-pakke. Som jeg nevnte, produserer jeg gigantiske presentasjoner, slik at desktopversjonen av Microsoft PowerPoint er den eneste måten jeg kan gå på.

Imidlertid er det store flertallet av brukere ikke strømbrukere med svært spesifikke, dype, kortsiktige behov.

G Suite enkelhet har en sterk appell. Nick Leffler, eieren av California-basert Exprance, et digitalt markedsføringsfirma, sa til meg: "Jeg har brukt G Suite i mange år, og det har vært bra hvert eneste skritt. I stedet for å pakke inn ubrukelige funksjoner som kompliserer ting ( som Office 365) er det rent og enkelt. "

Nick valgte G Suite fordi, "Det er kjent bakken for de fleste, så det er ingen læring å gjøre, det forblir bare ute av veien og får jobben gjort."

Hvorfor betaler du for G Suite når Googles apper er gratis?

De fleste vet at Gmail og de forskjellige Google-appene, for eksempel Dokumenter og Ark, er tilgjengelige gratis. Hvorfor ville noen betale for dem i form av G Suite?

G Suite er utformet for å gi en rekke forretningsmessige funksjoner og evner. Jeg vil dykke dypere inn i de fleste av disse funksjonene senere, men her er et raskt sammendrag av hvorfor du kanskje vil kjøpe et G Suite-abonnement i stedet for å bruke Googles forbrukerversjoner av sine apper:

• G Suite tilbyr brukeradministrasjon og adminfunksjoner på tvers av flere brukere.

• G Suite legger til noen svært interessante sikre og private samarbeidsfunksjoner.

• G Suite lar deg øke lagringsplassen betydelig.

• G Suite tilbyr ulike nivåer av revisjon og forretnings eDiscovery.

• G Suite gir deg muligheten til å bruke ditt eget e-postdomener.

• G Suite lar deg ringe et nummer og få en faktisk, nyttig, menneskelig støtteperson.

Noen av disse er utrolig nyttige. Personlig verdsetter jeg den ekstra lagringen, det personlige e-postdomenet og støtten. Hvilke funksjoner fordeler din bedrift vil avhenge av hva du trenger.

Jeg pinged sosiale medier og spurte noen folk hvordan de bruker G Suite. Samantha Avneri er markedsdirektør hos Regpack, et online registreringsprogramvare selskap med færre enn 30 ansatte.

Hun fortalte meg: "Vi bruker G Suite-verktøyene i vår virksomhet for å fortsette oppgaven og holde samarbeidsdokumenter på ett sted, lett redigerbare og enkle å søke og finne." Hun fortsatte med å fortelle meg, "Dokumenter er uvurderlig for innholdsføringsprosjektene mine, og Sheets er den eneste måten jeg laster opp, redigerer og deler rapportering, budsjetter og mer."

Anita Williams Weinberg er ansvarlig og kreativ direktør på Seattle-baserte VerbStudios, et kreativt byrå. Anita fortalte meg: "Laget mitt bruker G Suite-produkter i stor grad, ettersom vi jobber mye med oppstart. Mange er bootstrapping blockchain, AI eller IoT-selskaper, så Google-løsningen er virkelig super kostnadseffektiv for dem."

Snakk om kostnadseffektiv, la oss snakke prissetting.

G-pakken er klar og forståelig

Office 365-priser kan bli forvirrende - forvirrende på Microsoft-nivå. Det er så mange forskjellige Office-abonnementer - avhengig av om du er en person, eller et lite selskap, et foretak, eller har noen eksisterende Windows-lisensiering eller Azure-plan - at det er nesten umulig å beskrive alle alternativene i en enkelt artikkel.

G Suite har derimot tre planer: Basic, Business og Enterprise. Her er et raskt sammendrag:

• Grunnleggende er $ 5 / måned per bruker. Du får alle appene 30 GB lagringsplass per bruker.

• Virksomheten er $ 10 per måned per bruker. Du får 1 TB lagring per bruker. Hvis du har fem eller flere brukere, får du faktisk ubegrenset lagring. Jeg snakker mer om dette nedenfor. Det legger også til en eDiscovery-funksjon.

• Bedrift er $ 25 per måned per bruker. Bedriftsplaner kommer med alt i forretningsplanen, sammen med en hel del administrasjons- og styringsverktøy på bedriftsnivå.

Det er en av de tingene jeg virkelig liker om G Suite. Det er klart og forståelig.

G Suite er online og krever ingen installasjon

Office 365 er et interessant produkt, fordi det er en hybrid. Når du kjøper et Office-abonnement, får du tilgang til de nedlastbare, fullversjonene av Office-kjerneappene (hvilke apper du får avhengig av hvilket abonnement), sammen med mer begrensede versjoner av appene for mobil og web.

G Suite er hva vi kalles en SaaS app, for programvare som en tjeneste. Du abonnerer på G Suite, i stedet for å kjøpe den. I motsetning til programvare som kan installeres på skolen, som Office-apper, kjører du ikke G Suite på datamaskinen. I stedet logger du ganske enkelt på din G Suite-konto (som om du vil logge deg på Gmail).

Det er noen mobilapper du kan installere på telefonen, og det er en frakoblet modus, slik at du kan jobbe med prosjekter i G Suite uten å være koblet til Internett. Det er nyttig hvis du reiser. Selv om jeg personlig, når jeg mister internettforbindelsen, sitter jeg bare der og smokker pitifully til biter begynner å flyte igjen.

Candy Bellau er eieren av Kramerica Business Solutions LLC, en regnskaps- og bedriftsleverandør som ligger i Metairie, Louisiana, like utenfor New Orleans. Hun fortalte meg, "Jeg elsker G Suite, alt er bundet sammen, e-post, kalender, bilder, stasjon, lak. Det er alt der. Jeg kan få tilgang til alt jeg trenger fra min bærbare datamaskin, telefon eller hvilken som helst datamaskin. Alt jeg trenger å gjøre er logg inn. For min virksomhet og mitt liv gjør det ting så mye enklere. "

G Suite Gmail, Kalender og ditt eget e-postdomener

En av fordelene med G Suite er at du kan sette opp ditt eget personlige domen som e-postserver. Det betyr at du kan ha e-postadresser med adresser som er mer unike enn [email protected]. I stedet kan du få og sende e-post som ditt [email protected].

Nå kan brukergmail du motta og sende e-post fra et personlig domene også. Forskjellen er at du skal gjøre det (spesielt for å sende), du trenger en annen e-postserver som er vert for dette domenet. G Suite håndterer hosting av domenet, noe som reduserer komplikasjoner enormt.

Jeg er helt avhengig av Google Kalender for å administrere alle mine prosjekter og tidsfrister. Jeg skriver denne artikkelen, akkurat nå, i Google Dokumenter (selv om jeg også bruker Word - det avhenger mest av hva som fungerer best for kundene mine). Jeg bruker Hangouts for kommunikasjon med arbeidsteamene mine. Og jeg har terabytes med data sikkerhetskopiert til Google Disk.

G Suite gir veldig enkelt samarbeid

G Suite inkluderer også Google+, som også er Googles sosiale nettverk. Det som gjør Google+ interessant i sammenheng med G Suite, er at du kan lage ditt eget private, sikre bedrifts sosiale nettverk. Så selv om Google+ som konkurrent til Facebook kanskje ikke har fått betydelig trekkraft, kan det være svært nyttig å bruke funksjonene til Google+ i din egen organisasjon, privat.

Jeg bruker ikke mye av Google+, men jeg bruker G Suite App-basert samarbeid. Enkelt sagt, du kan ha et regneark eller et tekstbehandlingsdokument åpent på skjermen, og dele det med så mange medlemmer av laget ditt som du vil. Hver kan redigere den og endringer vises når de skriver.

Mine lag bruker ofte dette i telefonmøter, og noen ganger holder to eller tre dokumenter åpne og på skjermen samtidig. Lagmedlemmer kan legge til i egne notater, redigere regnearkceller eller endre tekst. Jeg vil ofte skrive overskrifter rett på samtalen, og pek på det og klienter kan gjøre endringer levende. Det er en enorm tidsbesparende.

Shawn Breyer driver Atlanta-baserte Breyer Home Buyers, en hjemmekjøpstjeneste. Sjekk ut deres nettside, fordi de har en interessant forretningsmodell på hjemmemarkedet. Shawn fortalte meg, "Vi er i stand til å akselerere vår produksjon med G Suite-samarbeidene. Jeg kan ha fem personer som jobber på samme Google Sheets-fil samtidig."

Nå, for å være rettferdig, gir nettversjonene av Microsofts kjerneapplikasjoner også utmerket samarbeid, men det reduserer ikke samarbeidskraften til G Suite. Jeg finner G Suite mye enklere å installere, få tilgang til og komme inn på.

Google-apper er også mye mer vanlige for samarbeidsbruk. I de hundrevis (om ikke tusenvis) telefonmøter jeg har vært i der vi har delt livedokumenter, tror jeg at den eneste gangen vi brukte de elektroniske Office 365-appene, var når klienten var Microsoft.

Google Disk lagrer alle dokumentene dine i skyen

Google Disk er en direkte konkurrent til Dropbox, Microsofts OneDrive, Box og andre lignende tjenester.

Som med de andre G Suite-appene er det en forbruker- og individuell versjon av Google Disk og en som er bakt inn i G Suite. I motsetning til andre Google-apper for forbruker må brukerne betale for Google Disk heller - og den enkelte versjonen kan bli mye dyrere enn et G Suite-abonnement.

La oss se på forbruksversjonen først. Fra og med i dag (prisene for lagringstjenester endres mye, slik at dette kan endre seg når du leser det), får forbrukerne 15 GB lagringsplass gratis. Hvis du bruker forbruker Gmail, spiser alle dine meldinger inn i denne lagringen, som gjør alle filer fra appene dine. Google tillater også gratis fotooppbevaring, siden forbrukerversjonen av Google Disk er det som sikkerhetskopierer mange Android-telefoner.

Etter den 15 GB blir lagring (igjen, i ikke-G Suite-versjonen av Google Disk) priset slik:

• Opptil 100 GB: $ 1, 99 / måned

• Opptil 1 TB: $ 9, 99 / måned

• Opptil 10 TB: 99, 99 USD / måned

• Opptil 20 TB: 199, 99 USD / måned

• Opptil 30 TB: $ 299, 99 / måned

Som du kan se, legges det opp.

Sammenligning av disse prisene til de i G Suite vil ta litt hjernevridning, men jobbe med meg et øyeblikk. For G Suite har Google to prismodeller: En lagringsallokering per bruker og fullstendig ubegrenset lagring.

G-seterne med billige seter har per-bruker lagring. Grunnplanen gir 30 GB skylagring (sammen med alle de andre G Suite-funksjonene som er diskutert ovenfor) for $ 5 / måned. Hvis alt du ønsket, var lagring, er den $ 1, 99 / måneden forbrukerversjonen med 100 GB en bedre avtale.

Det er forretningsplanen hvor ting begynner å bli interessant. Hvis du har færre enn fem brukere i forretningsplanen din, betaler du $ 10 per måned per bruker, og får 1 TB lagringsplass per bruker. Det er i hovedsak samme avtale som forbrukertjenesten.

Men når du har fem brukere eller mer (på enten Business- eller Enterprise-planen), har du plutselig ubegrenset lagringsplass. Dette er stort.

Det pleide å være at mange av skylagringsfirmaene tilbød ubegrenset lagring, men en-i-en, de har trukket tilbake på disse tilbudene. Nå er det eneste selskapet jeg har funnet som tilbyr ubegrenset lagring til en pris som små bedrifter kan absorbere, er Google.

Jeg har noe som 13 TB på min Google Disk i skyen. Jeg ville ha mer, men siden jeg byttet til Google Disk, er Comcasts opplastingshastighet så treg, jeg har bare klart å få 13 TB oppe der. Jeg har mye mer å gå. Jeg bruker Google Disk som min sky backup-tjeneste, sammen med å holde levende kopier av alle dokumentene mine. (Mer om det på litt.)

Hvis jeg skulle prøve å lagre den 13 TB ved hjelp av forbruksprisemodellen for Google Disk, ville jeg betale nesten to hundre dollar i måneden, og alt det lagringsområdet ville bli bundet bare til kontoen min. Min småbedrift inkluderer min kone, og hun ville ikke kunne dele lagringsplassen lett.

På den annen side har jeg kjøpt et abonnement for fem brukere i Google G Suite-forretningsplanen. Hver bruker koster $ 10 per måned. Som sådan betaler jeg femti dollar i måneden for ubegrenset lagring, i stedet for to hundre dollar i måneden for lagring med en 20 TB-hette.

Det er litt rart, fordi jeg bare har to faktiske brukere, men ved å betale beløpet på $ 50 / måned, åpner Googles store lagringsressurser helt. Jeg vet også at jeg enkelt kan legge opp til tre ekstra arbeidstakere til prosjekter uten å øke min månedlige G Suite-utgift.

Selvfølgelig, hvis du ikke trenger å lagre eller sikkerhetskopiere terabyte, trenger du kanskje ikke denne tjenesten. Men vær oppmerksom på at prosjekter som 4K videoproduksjoner spiser opp lagring veldig, veldig raskt. For meg er dette en viktig del av min lagringsarkitektur.

Min eneste frykt (og det er en rimelig en vurderer Googles historie om å drepe produkter) er at en dag vil Google endre sin ubegrensede lagringspolicy som Amazon gjorde. Min eneste virkelige kilde til håp her er at i stedet for $ 60 i året, som er hva Amazon belastet, belaster Google minimum $ 50 / måned. Siden lagringskostnadene alltid går ned (spesielt for Google som kjøper lagring i størrelser i planeten), kan det være nok å holde programmet på vei.

Fulltekstsøking (selv i bilder)

Jeg avslutter min oversikt over G Suite med en av mine favorittfunksjoner. Nå som jeg lagrer de fleste dokumenter og filer i skyen på Google Disk, får jeg tilgang til Googles legendariske søk etter dokumentene mine.

Dette er stort, fordi Google Disk ikke bare søker etter tekst i tekstdokumenter. Den OCRer alt, så selv om du tok et bilde av et tegn, og alt du har i den filen, er piksler, finner Google Disk det.

Mellom Gmail for all e-post siden 1997 og Google Disk (som inneholder alle mine ikke-offentlige og ikke-FERPA-begrensede dokumenter), kan jeg søke omtrent alt jeg noensinne har skrevet, lastet ned, skannet eller fotografert - på tvers av alle mine selskapets dokumenter.

En ting å merke seg om dette: G Suite Google Drive-søk respekterer tilgangsrettigheter. Siden jeg er den primære brukeren i mitt lille firma, har jeg tilgang til alt i filene mine. Men andre ansatte eller samarbeidspartnere kan bare se hva som er åpnet for dem gjennom G Suite's betydelige administrasjons- og tilgangskontroller.

Skal du få G Suite?

Som med nesten ethvert kjøp hviler beslutningen om bør-du-kjøpe alltid med dine unike behov. Når det er sagt, er prisen på G Suite rimelig med omtrent enhver liten bedrift, og fordelene er ganske store.

Er jeg bekymret for at Google kan se alt jeg gjør? Yeah. Til et punkt. Men siden nesten alle organisasjonene jeg jobber med (inkludert myndigheter) også bruker Googles produkter og tjenester, skjønner jeg at Google vil se mine ting på en eller annen måte. Så lenge Google går ut av sin måte å beskytte seg mot brudd - og de er bedre i stand til å gjøre det enn jeg noen gang vil være - Jeg er ikke så bekymret for at dokumentene mine vil gå inn i Great Index i Himmelen.