Microsoft ga i går utgitt forhåndsvisning av sin nye nettbaserte e-posttjeneste, Outlook.com. Formålet med å etter hvert erstatte den stadig mer antatte Hotmail, gir gratis tjenesten et minimalistisk brukergrensesnitt, sosiale medier og Skydrive-integrasjon, og en rekke funksjoner. Som jeg sa i min første gang, er det et godt alternativ til Gmail, og absolutt verdt å bytte til for eksisterende Hotmail- eller Live.com-brukere. Faktisk har mer enn en million brukere allerede registrert seg.

For å være hvor som helst nær nyttig, bør en e-posttjeneste tilby mange måter å organisere meldingene dine på. Og heldigvis omfatter Outlook.com alt det grunnleggende og mer. Nedenfor diskuterer jeg fem måter å administrere meldingene dine og holde innboksen din pent og ryddig.

1. Øyeblikkelig handling

Når du mus over en e-post, vises tre grå ikoner mellom avsenderens navn og fagfeltet. Disse "Instant Action" -kontrollene lar deg slette en melding, merke den som ulest eller flagg den for gjennomgang (sistnevnte handling flytter den til toppen av innboksen din). Du kan utføre de samme handlingene med kommandolinjen øverst på skjermen, men ikonene for øyeblikkelig handling lagrer deg et par klikk. Dessuten, ved å gjemme ikonene til du trenger dem, holder Microsoft grensesnittet rent og fritt for rot. Hvis du vil, kan du legge til flere ikoner fra Innstillinger-menyen, inkludert å flytte meldingen til en mappe og markere den som søppel. Vær oppmerksom på at du kun kan se tre ikoner på en gang.

Mousing over avsenderens navn viser en popup-meny med kommandoer for å sende en e-post til kontakten, planlegge en opprydding (se siste trinn), finne alle e-postmeldinger fra avsenderen, flytte disse meldingene eller slette dem helt . Selv om menyen ikke er en "Instant Action" -funksjon, er det en annen måte å organisere en melding uten å bruke kommandolinjen.

2. Mapper og Quick View-kategorier

Outlook.coms mapper-funksjonen ligner på andre populære e-posttjenester. Når du flytter en fil til en mappe, fjerner den den fra innboksen, akkurat som om du tok en papirfil fra skrivebordet og lagret den i en skuff. Du kan legge til e-post i en mappe via dra og slipp eller ved å velge e-posten og bruke Flytt til rullegardinmenyen fra kommandolinjen. Standardmapper inkluderer søppelpost, sendt og utkast, men du kan opprette så mange mapper som du vil.

Kategorier jobber annerledes. I stedet for å fungere som separate mapper, er kategorier måter å klassifisere meldinger etter innholdet. Så selv når du tilordner en melding til kategori, forblir den i innboksen din. Hvis du klikker på en kategori, vises bare meldingene som er tildelt den.

Microsoft har lagt til standardkategorier for meldinger med vedlegg og de med et sporingsnummer. Når disse meldingene kommer, vil Outlook.com oppdage dem og automatisk merke dem med den aktuelle kategorien. Som med mapper kan du lage dine egne kategorier, men du kan bare tilordne kategorier ved å velge meldingen og bruke rullegardinmenyen fra kommandolinjen. Dra og slipp er ikke et alternativ.

3. Regler og filtre

Som i Gmail kan du opprette regler basert på avsenderens navn eller adresse, feltet Til eller i feltet, Emnefeltet, eller om meldingen har vedlegg. Deretter kan du fortelle at Outlook.com automatisk flytter dem til en mappe, flagg dem i innboksen din, send dem til en ny e-postadresse, legg til eller fjern en kategori, eller slett dem helt. For å få tilgang til Regler-menyen, klikk på Sweep-menyen i kommandolinjen og velg Administrer regler.

Du kan administrere dine innkommende meldinger etter avsender under alternativet Sikker og blokkert avsender på Innstillinger-menyen. Alternativene inkluderer å angi hvilke sendere som er "sikre" (slik at meldingene ikke er merket som søppel), hvilke adresselister er trygge, og hvilke sendere som skal blokkeres helt. E-post fra en avsender i din blokkerte liste blir slettet.

4. Uønsket e-post

Bruk en e-postkonto lenge nok, og spam vil begynne å trickle inn. Og for lenge kan det bli en flom. Som det skal, tilbyr Outlook.com et par verktøy for administrasjon av søppelpost, hvorav den første er tilgjengelig fra kommandolinjen. Hvis du klikker på søppelpostet, vises valg for å markere meldingen som søppelpost, rapportere et phishing-svindel eller varsle Microsoft hvis du mistenker at en venns konto er blitt hacket. Hvis du merker en melding som søppel ved et uhell, kan du reversere handlingen i søppelpostkassen. Det er en nødvendig funksjon siden fremtidige meldinger fra den avsenderen blir slettet.

I Innstillinger-menyen er det flere verktøy for søppelposthåndtering. Bare klikk på Filters og rapporteringsalternativet for å angi søppelpostfiltre, avgjøre om du vil rapportere søppelpost til Microsoft, eller blokkere innhold fra alle ukjente sendere.

5. Feie og planlegge opprydding

Selv om ingen kost er involvert, kan du feie innboksen din ved hjelp av rullegardinmenyen på kommandolinjen. Her kan du flytte alle meldinger fra en avsender eller slette dem som en gruppe.

Under samme meny bringer funksjonen Schedule-opprydding ekstra tillegg, for eksempel bare å beholde de siste meldingene fra en avsender eller slette noe eldre enn 3, 10, 30 eller 60 dager. Eller hvis du foretrekker det, kan du flytte de eldre meldingene til en bestemt mappe.