Jeg vil satse på at du har e-post som venter på deg akkurat nå - sannsynligvis i flere forskjellige innbokser.

Borte er dagene med bare to e-postkontoer: en fra sjefen din for jobb og en annen fra din ISP for alt annet. Nå er det sannsynlig at du har en Gmail, Hotmail, Yahoo eller en annen gratis Webmail-konto - og kanskje to, tre eller flere slike adresser - i tillegg til eller i stedet for arbeids- og ISP-kontoer.

Du kan unngå å åpne flere programmer eller nettleservinduer for å vise alle dine meldinger ved å videresende e-post mellom dine aktive kontoer. På den måten har du en universell innboks som er tilgjengelig fra en stasjonær e-postapp, for eksempel Outlook eller Thunderbird, og fra et nettleservindu.

En god bonus på denne teknikken er evnen til å administrere all e-post basert på styrken til hvert postsystem: reglene, sorterbarhet og integrasjon av desktop-klienter som Outlook og Thunderbird, og den enkle, nesten universelle tilgangen til Webmail. Dette lar deg også filtrere posten du mottar på ulike kontoer, så mindre viktige meldinger - som for eksempel det ukentlige nabolagets nyhetsbrev og spesialtilbud fra dine favoritthandlere - blir viderekoblet automatisk fra din innboks til mapper for gjennomgang når du har tid.

Det har vært nesten tre år siden jeg forklarte hvordan du kan sende e-post til og fra Gmail-kontoer og Outlook og Thunderbird. Gmail-hjelpesiden gir oppdaterte instruksjoner for å videresende Gmail-meldinger til POP- og IMAP-kontoer, og også for å importere e-post fra andre kontoer til Gmail.

Gjør Outlook-Hotmail-tilkoblingen

For å vise Hotmail-kontoen din i Outlook, kjør Microsofts Outlook Hotmail Connector, som også legger til Hotmail-kontaktene dine og kalenderoppføringene til deres Outlook-ekvivalenter. Å koble en POP- eller IMAP-konto til Hotmail er nesten like enkel. Etter at du har logget deg på Hotmail-kontoen, navigerer du til Hotmail Options-siden, skriver inn e-postadressen og passordet, og klikker på Neste.

Hotmail vil forsøke å koble til kontoen og importere dataene sine. Du kan opprette en ny mappe for den importerte kontoen eller tildele den til en eksisterende mappe. Du kan også velge en av syv fargekodede ikoner som skal brukes til mappen.

Prioritere automatisk innkommende e-post via regler og filtre

Alle de store e-postsystemene lar deg behandle e-posten din før den når innboksen din. I Outlook gjøres dette ved å lage regler som automatisk videresender meldingene til den mappen du ønsker, inkludert mappen Slettede elementer. I Outlook 2003 høyreklikker du meldingen du vil filtrere, og velger Opprett regel for å åpne dialogboksen Opprett regel. Lag dine valg og klikk OK, eller velg Avanserte alternativer for å åpne Regelveiviseren.

I Outlook 2007 og 2010 omadresserer du mindre viktig e-post ved å høyreklikke på meldingen, velge Regler og velge ett av de fire alternativene: Flytt alltid meldinger fra, Flytt alltid meldinger til, Opprett regel eller Administrer regler og varsler. Hvis du velger ett av de to første alternativene, blir du bedt om å velge en mappe eller opprette en ny mappe for å lagre meldingene til eller fra den angitte kontoen. De to andre alternativene åpner dialogboksen Opprett regel og henholdsvis Regler og varsler.

Hvis du vil ha mer om å opprette og bruke Outlook 2003-regler for å administrere e-posten din, kan du se artikkelen på Microsofts Office Support-side. Nettstedet beskriver også regelsettingsprosessen for Outlook 2007 og for Outlook 2010.

Filtrer mottatt e-post i Thunderbird

Hvis du vil opprette et meldingsfilter i Mozilla Thunderbird e-postklient, klikker du Verktøy> Meldingsfiler og velger Ny knapp på høyre side av dialogboksen Filterregler. Gi filteret et navn, velg ønsket filterkriterium i rullegardinmenyene, og klikk OK.

Velg filteret du nettopp har opprettet i listen Meldingsfiltre, og klikk på Kjør nå-knappen nederst til høyre på skjermen. Som i Outlook og andre postsystemer, vises mapper som er oppført i Thunderbirds venstre rute, når de inneholder uleste meldinger. Hvis du vil merke alle meldinger i en mappe som lest, slik at du kan varsle på et øyeblikk til ny post i den mappen, velger du den og klikker Melding> Merk> Alle leser (eller trykk Ctrl-Shift-C).

Unclutter Gmail-i-boksen via filtre

Jeg er en fan av Gmails nye Priority inbox-funksjon som prøver å plassere de viktigste meldingene dine øverst i innboksen din. Dessverre relegerer Gmail-prioritatoren noen viktige meldinger til "Alt annet" -listen og legger litt mindre tid i posten Prioritet.

Du kan prioritere Gmails prioritertalgoritme ved å bruke filtre som flytter mindre viktige meldinger til den mappen du ønsker. For å gjøre dette, kontroller en av meldingene du vil filtrere, velg "Flere handlinger" øverst i meldingslisten, og velg "Filter meldinger som disse." Dialogboksen Opprett en filter vises med avsenderens adresse i Fra-feltet og alle andre meldinger fra avsenderen i en liste under dialogboksen.

Med Gmail kan du finjustere filteret ved å spesifisere mottakerens e-postadresse, emnetekst, tekst i selve meldingen, tekst som mangler i meldingen, eller om den har et vedlegg. Etter at du har angitt filterkriteriene, kan du teste filteret eller klikke på Neste trinn for å åpne dialogboksen "Velg handling". Her kan du instruere Gmail for å arkivere meldingen automatisk, bruke en eksisterende eller ny etikett til den, merk den som lest, videresend den, slett den, marker den som viktig, eller utfør annen handling.

Du kan bruke filteret til alle meldinger som oppfyller kriteriene du angav ved å merke "Bruk også filter til X-samtaler nedenfor." Klikk Opprett filter for å kjøre filteret og åpne en liste over Gmail-filene du har opprettet. Når du kommer tilbake til Gmail-i-boksen, vil filteret bli oppført på venstre side av vinduet sammen med de andre etikettene.

Det er enkelt å oppdage nye tillegg til disse filterkategoriene fordi etiketter som inneholder uleste meldinger, vises i fet skrift. I noen tilfeller kan etikettene inneholde gamle uleste meldinger du ikke er interessert i å lese, men du vil fremdeles ha en visuell kø av ny post i disse filtrerte kategoriene. For å merke alle meldinger i kategorien som lest, velg etiketten i venstre rute, klikk "Flere handlinger" øverst i vinduet, og velg "Merk alle som lest." (Hvis det er mer enn 50 meldinger i kategorien, må du velge Eldre og følge trinnene for hver påfølgende skjerm full av e-post.)

Filtrering av meldinger i Yahoo Mail og Hotmail

Yahoo Mails filtreringsfunksjon ligner på Gmail: Velg en av meldingene du vil filtrere, velg Handlinger> Filter e-post som dette, velg filteralternativer (Til, Fra, tekst inn eller mangler fra Emne eller meldingslegem osv.), velg mappen for å omdirigere meldingene til (eller opprett en ny mappe), og klikk Lagre. Dessverre vil filteret ikke bli brukt til den aktuelle meldingen eller lignende meldinger automatisk.

Hvis du vil vise, redigere eller slette Yahoo Mail-filtre, klikker du Valg> Flere alternativer og velger Filtre i venstre rute. Velg filteret i mellomruten for å se innstillingene i det høyre vinduet. Knappene øverst i vinduet lar deg legge til, fjerne eller ombestille filtre.

Hotmail krever at du først lager mappen du vil omdirigere meldinger til, høyreklikk deretter meldingen og velg "For denne avsenderen." Fire flere alternativer vises nederst i menyen, hvorav to er "Flytt alle fra" og "Slett alt fra" (de to andre alternativene lar deg sende en melding til eller finne alle meldinger fra avsenderen).

Velg destinasjonsmappen for meldingene i rullegardinmenyen, sjekk "Flytt også fremtidige elementer", og klikk "Flytt alle." Som med andre postsystemer, vil mappenavnet vises fet når det inneholder uleste meldinger. Hvis du vil angi alle eksisterende meldinger i mappen som lest, velg mappen, merk av i boksen øverst til venstre for å velge alle meldingene i mappen, klikk på "Merk som" -alternativet øverst i vinduet, og velg Les i rullegardinmenyen.

Nå kommer dine viktigste meldinger i boksen til det e-postprogrammet eller tjenesten du bruker, og du vil kunne fortelle et øyeblikk når nye meldinger er kommet fra sendere du har oppgitt som mindre viktig.