Brevity er sjelen til e-post

Du har ikke tid til å sortere gjennom hundrevis av sakkyndige meninger om hvordan du tømmer inn en skikkelig innboks. Det var derfor jeg gjorde sorteringen for deg.

Da jeg jobbet meg gjennom et dusin av disse strategiene for å øke e-produktiviteten, oppstod et tema: Hold det kort.

I den ånden og uten ytterligere forsinkelse, er her de beste forslagene til produktivitetsguruer for å unngå e-posttider synker.

Ikke la innboksen din angi tidsplanen din

Jeg er en av de som besøker innboksen sin før jeg får min kaffe eller åpner en avis om morgenen (husk aviser?). Derfor kastet det første tipset fra Audrey Thomas av OrganizedAudrey.com meg for en løkke, vent en time inn i arbeidsdagen din før du sjekker e-posten din.

Siden mange av oss kommuniserer med mennesker langt utenfor vår tidssone, vil dette forslaget bli vanskelig å følge. Den siste av Audreys 10 tips er imidlertid en som jeg hjertelig tilslutter meg (med en kvalifisering): Slå av alle e-postvarsler. Tross alt, hvem er sjefen, deg eller din innboks?

Kvalifiseringen er at du kanskje vil sette opp varsler for e-post du mottar fra folk som faktisk kan sende deg en presserende melding. I så fall kan du enten opprette en regel som varsler deg via tekstmelding når du mottar e-post fra den personen (jeg skal forklare denne prosessen i et fremtidig innlegg), eller bruk en tjeneste som AwayFind.

Jeg beskrev hvordan du bruker AwayFind i et innlegg fra november 2012 med tittelen "Slik slår du varslinger på smarttelefoner og tabletter" (bla til bunnen av innlegget for informasjon om appen). AwayFind koster $ 5 per måned for en e-postkonto og $ 15 per måned for opptil fem kontoer; både personlige og pro kontoer kommer med gratis 30-dagers forsøk.

Fem-setningsregel sparer tid og deres

Akkurat som det er folk som elsker lyden av sin egen stemme, tror mange av oss at mottakere av våre meldinger finner vår e-postpros riveting. Ikke så. Entreprenørens Stephanie Vozza kaller e-postregelen med fem setninger en "produktivitets livredder".

Vozza anbefaler at du legger et postscript i bunnen av meldingene dine som sier "For å spare tid og min, begrenser jeg alle mine svar til fem setninger eller færre." Faktisk gjelder fem-setningsregelen ikke bare for svar. Vozza sitater seriell gründer Guy Kawasaki: "Mindre enn fem setninger er ofte brå og uhøflig, mer enn fem setninger avfallstid."

Kawasaki mener at e-postmeldinger skal svare på fem spørsmål: hvem du er, hva du vil, hvorfor du spør, hvorfor mottakeren skal gjøre det du spør, og hva neste skritt er. Det eneste unntaket til fem-setningsregelen er når du lover noen. Så foreslår Kawasaki at du "fortsetter så lenge du vil."

TLAer kan være RTSs (sanntidssparere)

En av de beste måtene å få meldingen på tvers på, er å inkapslere den i emnelinjen med TLAer (tre bokstaver akronymer). Inc. Les McKeown "dissekerer" emnefeltet i "Nøkkel til e-postproduktivitet? Bedre emnelinjer."

Når et svar på to eller tre ord er tilstrekkelig, eller bare å bekrefte mottak av en melding, kan du svare uten den opprinnelige meldingen og starte emnelinjen med "Fikk det, vil gjøre (eom)" for å indikere mottakerens behov. Ikke åpne meldingen. I tillegg til "eom" (slutt på meldingen) foreslår McKeown flere andre emnelinje-TLAer: NRR (ingen svar nødvendig), Y / N (ja / nei spørsmål), RB [T] (svar etter angitt tid / dato ), AB [T] (handling etter en bestemt tid / dato), og PYR (per din forespørsel), som for meg virker for åpenbar, og kanskje til og med litt snarky.

Å sende inn eller ikke til fil?

Mange e-produktivitetseksperter insisterer på at du sørger for at innboksen din er tom på slutten av hver arbeidsdag. Jeg tar motsatt tilnærming: Innboksen min er mitt søkbare arkiv. Imidlertid anerkjenner jeg gjerne fordelene med et organisert postlagringssystem.

Nøkkelen til et slikt system er å lage mapper der du legger meldinger basert på ulike kriterier. Medium.coms George Kao har utformet et e-postsystem med syv kategorier som han hevder imøtekommer alle meldingene du sannsynligvis vil motta.

Fra et produktivitetssynspunkt er den viktigste av Kao sju kategorier den første: Ingen grunn til å svare eller lese, noe som til meg er lik "slette". De andre kategoriene er fil unna, valgfritt svar, valgfri lesing, nødvendig svar i dag, ønsket svar senere og oppfølging. Kao påpeker at noen av disse kategoriene krever underkategorier.

Relaterte historier

  • Dropbox blir chatty og kjøper arbeidsplassen chat service Zulip
  • WhatsApp CEO: Vi vil ikke komme i fare for ditt privatliv for Facebook
  • Slett og administrer gamle meldinger i Mail
  • Twitter angivelig nixes planlegger å sikre meldinger fra snooping

Hvis sju kategorier av post er for mange for deg, anbefaler Forbes 'Susan Adams "tre-flavored" post-management tilnærming til produktivitetsekspert Mark Hurst: irrelevant, relevant, men ikke handlingsbar, og handlingsbar.

I den første kategorien er spam og "reply-all" meldinger, som Hurst sier at du bør slette umiddelbart. Post i den andre kategorien skal arkiveres, ifølge Hurst. Dette etterlater bare meldingene som Hurst refererer til som "arbeid", som han anbefaler at du flytter inn i en "å gjøre" -mappe.

For mange år siden fortalte en erfaren kontorleder meg at nøkkelen til papirfilbehandling var å håndtere hver fil så få ganger som nødvendig, og helst bare en gang. Hvis du flytter e-posten din ut av innboksen din og til en mappe som du får tilgang til senere, legges det til ett trinn til e-postbehandling. Men hvis en tom innboks er ditt mål, er Hursts system omtrent like enkelt og greit som de får.

En annen Forbes-artikkel publisert denne uken og skrevet av Cathie Ericson tilbyr 5 måter å ta kontroll over din e-post innboks. Ericson sitater Marsha Egan fra InboxDetox.com som anbefaler at du bare sjekker e-posten din tre ganger hver dag: første om morgenen, etter lunsj og nær slutten av arbeidsdagen din. Om nødvendig, sier Egan, kan du legge til e-post sjekker midt på morgen og midt på ettermiddagen.

Egan anbefaler også at du unngår å åpne e-postappen din når du er på farten fordi du vil vente til du får tid til å reagere med vilje. I tillegg advarer hun mot at du leser innboksen din like før sengetid, fordi du ser på en lys skjerm som hindrer deg i å sovne raskt.

Tenk før du svarer, eller svarer ikke i det hele tatt

Flere av e-postkyndigene advarer mot å svare på meldinger med en gang hvis du ikke trenger det. Som Media.coms George Kao peker ut, "avstand skaper perspektiv."

Vurder også at e-post kanskje ikke er det mest effektive mediet for noen meldinger. Når du finner deg selv bumping opp mot fem-setningsregelen, kan det være på tide å hente telefonen eller, hvis personen er i nærheten, slutter å personlig sende meldingen. Omvendt kan en tekstmelding være best for korte notater som må leses eller besvares med en gang.

Mens det ikke er direkte relatert til produktivitet, er et annet tips gjentatt av e-post mavens å holde tonen i meldingen din "positiv og vennlig." Som med all elektronisk kommunikasjon, faller ironi og andre forsøk på humor ofte flat uten riktig stemmebøyning eller personlige bevegelser og uttrykk. Det er en annen grunn til å tenke på å plukke opp telefonen eller stoppe for å levere meldingen i kjødet.

 

Legg Igjen Din Kommentar