Blend portrett, liggende sider i Word-dokumenter

Selskapet jeg jobber for skaper svært tekniske rapporter. Mange av de Microsoft Word-dokumentene jeg redigerer, er lastet med kompliserte tabeller, diagrammer og andre figurer. Sidene bytter ofte mellom stående og liggende orientering, så jeg må flytte sidetallet og fjerne den andre header- og bunntekstinformasjonen på liggende siden og deretter legge den til påfølgende portrettssider.

Du tror kanskje et sofistikert program som Word ville gjøre det enkelt å reformatere en enkelt landskapsside og gå tilbake til den opprinnelige formateringen etterpå, men det er det ikke.

I Word 2003 går trinnene som trengs for å gjøre det bra inn i dobbeltsifrene:

Klikk Sett inn, Bryt, velg "Neste side" under "Avbryt pause typer", og klikk OK. Deretter klikker du på Vis, topptekst og bunntekst for å åpne verktøylinjen for topptekst og bunntekst. Klikk i overskriften til delen du nettopp har opprettet og avmarker Link til Forrige i verktøylinjen for topptekst og bunntekst for å deaktivere denne funksjonen. Deretter klikker du i bunnteksten og avmarkerer alternativet Link to Previous igjen. Du bør ikke lenger se Same som Forrige i enten topptekst eller bunntekst.

Nå vil endringene du gjør kun gjelde for sidene i den nye delen. Velg Arkiv, Sideoppsett, velg Landskap i Orienterings-delen på fanen Marginer, og klikk OK. Marker sidetallet i bunntekst og dra det til venstre på landskapssiden, der det vises på "bunnen" når landskapssiden skrives ut sammen med dokumentets portrettssider. Når sidetallet er uthevet, klikker du Format, Tekstretning og velg det aktuelle alternativet.

Når sidene i dokumentet slår tilbake til stående orientering, må du reversere prosessen for å flytte sidetallet og sette inn den andre header- og bunntekstinformasjonen. Ellers vises endringene du gjør på stående siden på landskapssidene som ligger foran det. Du må også sørge for at "Fortsett fra forrige seksjon" er valgt i dialogboksen Sidetallformat hvis du vil at sidenummereringen i den nye delen skal hentes der den ble slått av i forrige seksjon.

Bytte orientering i Word 2007 og 2010 er ingen piknik

Det er ikke mye enklere å hoppe mellom portrett og landskapsoppsett i et Word 2007 eller 2010-dokument. Faktisk kan du ikke trekke sidetall ut av overskriften og bunnteksten i disse versjonene av Word. I stedet må du velge en header- og bunntekstlayout som plasserer sidetallet på siden, og formater deretter og plasser nummeret slik at det stemmer overens med sidetallene på dokumentets sider i stående retning.

Som i Word 2003 starter du ved å sette inn en seksjonssplitt. Klikk på Sideoppsett, Avbryt, og velg Neste side under Avsnittspauser. Du må også avmarkere alternativet Link to Previous i Verktøylinjen for topptekst og bunntekst, akkurat som i Word 2003.

Hvis du vil åpne kategorien Header and Footer Tools, dobbeltklikker du i topptekst eller bunntekst, eller klikker Sett inn, Bunntekst (eller Header), Rediger bunntekst (eller Header). Velg Link til Forrige i navigasjonsseksjonen for å avmarkere dette alternativet; Det samme som Forrige-tag forsvinner fra høyre side av topptekst eller bunntekstmargen. Dessverre må dette alternativet fortsatt deaktiveres separat for topptekst og bunntekst.

Nå er du klar til å bytte fra stående til liggende modus: i både Word 2007 og 2010, velg fanen Sideoppsett, klikk på Orientering og velg ditt valg. Åpne bunnteksten for topptekst og bunntekst, og fjern eventuelle overskrifter eller annen tekst du ikke vil vises på landskapssiden. Deretter klikker du Sidetall, sidemarginer og velger en av de mange oppsettene med sidetall på venstre side av landskapssiden.

Igjen må du omplassere og reformere sidetallet for å matche portrettsidene i dokumentet. Med topptekst og bunntekst aktiv, velg sidenummeret og flytt det ved å dra eller bruke piltastene. Hvis du vil slå sidetallet sidelengs slik at det samsvarer med tallene på stående sider, klikker du Format, Tekstretning og velger alternativet for å rotere teksten 90 grader.

Når dokumentet reverterer til portrettmodus, legger du inn enda en neste seksjonsseksjon ved siden av siden, fjern markeringen for Link til Forrige over alt, sett inn overskrifter eller annen tekst du fjernet på liggende siden, plasser sidenummeret og håper du ikke vil må gjøre Word-side-orientering shuffle for ofte.

Selvfølgelig kan du opprette en makro som automatiserer portrett-til-landskap-til-portrett-prosessen, men det er et emne for et senere innlegg.

 

Legg Igjen Din Kommentar